Ändringsorder (ändringar)

Definition

Ändringsorder formaliserar tillägg till eller avdrag från den ursprungligen avtalade omfattningen, med de justeringar av pris och tid som parterna har kommit överens om. Sådana ändringar bör hanteras enligt det aktuella avtalet och den ändringsprocess som parterna har kommit överens om; det finns ingen enda generell lagregel som reglerar alla situationer. En tydlig process för att instruera, prissätta och godkänna ändringar minskar risken för tvister om obehörigt tilläggsarbete.

Exempel

När kunden ber om ytterligare ett våningsplan utfärdar parterna en ändringsorder med det tillkommande priset och ett reviderat färdigställandedatum.

Varför detta är en affärsrisk

Ändringar som inte har godkänts eller dokumenterats kan leda till tvister i bygg- och IT-projekt. Entreprenörer som utför extra arbete utan en undertecknad ändringsorder kan få svårt att få ersättning för de tillkommande kostnaderna. Kunder som ger muntliga instruktioner och senare ifrågasätter omfattningen kan möta överdrivna ersättningskrav som är svåra att motbevisa när skriftlig dokumentation saknas.

Så hanterar du det

• Ställ som krav i den avtalade ändringsprocessen att ändringar av omfattningen dokumenteras och godkänns skriftligen innan arbetet börjar, med omfattning, pris och reviderad tidsplan angivna. Använd en undertecknad ändringsorder eller följ ett annat giltigt förfarande som avtalet medger.
• Ange i avtalet eller projektets process vem som får utfärda och godkänna ändringsorder. Bedöm en projektledares instruktion utifrån faktisk behörighet och omständigheterna; interna godkännandegränser avgör inte alltid om kunden blir bunden gentemot motparten.
• Följ den samlade kostnads- och tidspåverkan från ändringsorder under hela projektet, så att det totala avtalsvärdet och färdigställandedatumet förblir tydliga.
• Spara varje undertecknad ändringsorder tillsammans med huvudavtalet för att underlätta kontrollen av hela historiken över avtalets omfattning.
• Lägg in en milstolpe för varje reviderat färdigställandedatum som skapas genom en ändringsorder och uppdatera den omedelbart i ditt system för avtalsspårning.