Avtalets livscykel

Definition

Avtalets livscykel omfattar alla faser som ett avtal går igenom: begäran, utformning, förhandling, godkännande, signering, aktiv fullgörelse, ändring och slutligen förnyelse eller uppsägning. Genom att kartlägga dessa steg kan organisationer fördela ansvar, införa kontroller och automatisera överlämningar, vilket utgör den operativa grunden för hantering av avtalets livscykel (CLM).

Exempel

En SaaS-leverantör kopplar varje avtal till livscykelsteg så att förnyelser utlöser en granskning 90 dagar före sista uppsägningsdagen.

Varför detta är en affärsrisk

Organisationer som ser avtal som statiska dokument i stället för processer som går igenom olika livscykelsteg tappar ofta kontrollen vid övergångar. Förnyelser närmar sig utan granskning, signerade avtal förblir ouppföljda och ändringar arkiveras aldrig tillsammans med originalet. Varje överlämning som sker utan ett formellt steg innebär en risk att åtaganden inte följs upp.

Så hanterar du det

• Definiera organisationens livscykelsteg tydligt och utse en ansvarig för varje steg.
• Fastställ kriterier för överlämning så att ett avtal inte kan gå vidare till nästa steg utan den åtgärd som krävs, till exempel ett signerat dokument eller ett dokumenterat godkännande.
• Följ aktivt upp den aktiva fullgörelsefasen, inte bara vid signering: milstolpsdatum, leveranser och betalningsutlösande händelser behöver alla övervakas.
• Planera in en strukturerad förnyelsegenomgång minst 90 dagar före sista uppsägningsdagen, inte bara en påminnelse.
• Arkivera ett komplett avtalsunderlag, inklusive all korrespondens och alla ändringar som är länkade till originalavtalet, när livscykeln avslutas, enligt en dokumenterad plan för bevarande och gallring.