Avtalshantering

Definition

Avtalshantering är disciplinen att administrera avtal under hela deras löptid för att ta till vara värde, säkerställa att åtaganden fullgörs och begränsa risker. Den omfattar utformning, förhandling, godkännande, signering, uppföljning av fullgörelsen, ändringshantering samt förnyelse eller uppsägning. Programvara stöder i allt högre grad arbetet genom att samla dokument, deadlines och rapportering på ett ställe.

Exempel

Ett företag som missar sista uppsägningsdagen och blir bundet av en oönskad förnyelse saknar vanligtvis en fungerande avtalshantering.

Varför detta är en affärsrisk

Utan strukturerad avtalshantering faller åtaganden mellan stolarna och deadlines passerar obemärkta. Missade sista uppsägningsdagar leder till kostsamma automatiska förlängningar, rabatter som inte verkställs lämnar pengar på bordet och brister i efterlevnaden kan leda till sanktioner. Risken växer med antalet avtal: varje ytterligare avtal utan ett uppföljningssystem innebär ytterligare en oupptäckt riskexponering.

Så hanterar du det

• Skapa ett centralt register över alla aktiva avtal med motpart, värde, avtalstid och sista uppsägningsdag som minsta datamängd.
• Utse en namngiven ansvarig för varje avtal så att en person ansvarar för uppföljning och förnyelser.
• Ställ in automatiska påminnelser 90, 60 och 30 dagar före varje sista uppsägningsdag så att beslut aldrig behöver fattas reaktivt.
• Följ upp åtaganden och leveranser under hela den aktiva avtalstiden, inte bara vid signering och förnyelse.
• Granska portföljen minst en gång per år för att samla överlappande avtal och ta inaktiva avtal ur bruk.