Avtalsriskhantering

Definition

Avtalsriskhantering är en systematisk process för att identifiera villkor och åtaganden som kan utsätta en organisation för förluster, till exempel obegränsat ansvar, betungande skadeslöshetsåtaganden, automatisk förlängning eller leverantörsberoende, och införa kontroller. Den omfattar granskning av avtalsvillkor, riskpoängsättning, uppföljning och eskalering i hela avtalsportföljen.

Exempel

En riskgranskning flaggar tio leverantörsavtal med obegränsat ansvar och prioriterar dem för omförhandling.

Varför detta är en affärsrisk

Avtalsrisker kan förbli osynliga tills de aktualiseras. Ett villkor om obegränsat ansvar kan ligga vilande i flera år tills en incident leder till ett krav på ett belopp som är flera gånger högre än avtalsvärdet. Automatisk förlängning i avtal med beroende av nyckelpersoner, skadeslöshetsåtaganden som inte avgränsats tillräckligt och avsaknad av uppsägningsrättigheter kan skapa villkorade exponeringar som förbises utan systematisk bedömning och rapportering. Om de ska redovisas eller upplysas om beror på tillämpliga redovisningsregler och omständigheterna.

Så hanterar du det

• Utforma en modell för riskpoängsättning utifrån avtalstyp. Avtal med högre värde eller längre löptid motiverar ofta en djupare granskning av avtalsvillkoren, men även verksamhetskritisk betydelse, datarelaterade och regulatoriska risker samt möjliga negativa konsekvenser bör vägas in.
• Identifiera de villkor som kan medföra stor ekonomisk exponering i din bransch, till exempel ansvarsbegränsningar, skadeslöshetsåtaganden och automatisk förlängning, och kontrollera om de finns i varje inkommande avtal.
• Följ upp den aktiva avtalsportföljen för åtaganden och mekanismer som kan öka risken över tid, till exempel obegränsad prisindexering eller exklusivitet som enligt avtalade villkor kan utvidgas.
• Ställ in aviseringar om förnyelse i god tid före sista uppsägningsdagen så att du hinner försöka omförhandla riskfyllda villkor innan avtalet förlängs automatiskt. Möjligheten att ändra eller avsluta avtalet beror på gällande villkor och vad parterna kommer överens om.
• Rapportera väsentliga avtalsrisker regelbundet till ledningen så att de syns på rätt beslutsnivå.