Avtalsefterlevnad

Definition

Avtalsefterlevnad innebär att båda parter faktiskt följer avtalade priser, servicenivåer, leveranskrav och regulatoriska villkor. Bristande efterlevnad urholkar det förhandlade värdet, så organisationer följer upp den genom revisioner, resultatrapportering och automatiska aviseringar kopplade till avtalsmilstolpar.

Exempel

En revision visar att en leverantör under ett år har fakturerat priser utan avdrag, i strid med tillämpliga volymrabattvillkor, vilket kan ge upphov till ett krav på återbetalning.

Varför detta är en affärsrisk

Bristande efterlevnad kan utvecklas gradvis utan att upptäckas. En leverantör tar listpris i stället för det förhandlade priset, tjänstekrediter begärs inte, eller en regulatorisk certifiering löper ut utan att någon märker det. Med tiden kan dessa små brister tillsammans leda till betydande förluster, och vissa krav kan ha preskriberats innan de upptäcks, beroende på regler och omständigheter.

Så hanterar du det

• Identifiera och kontrollera alla åtaganden, milstolpar och rättigheter i varje avtal när det undertecknas, inte först i efterhand när ett problem uppstår.
• Stäm av fakturor mot avtalade priser och volymtrösklar vid varje faktureringstillfälle, inte en gång per år.
• Dokumentera utfallet för servicenivåerna i förhållande till SLA-målen och framställ krav på krediter eller vite när avtalets villkor och trösklar är uppfyllda, enligt avtalade förfaranden och inom avtalade tidsfrister.
• Planera återkommande granskningar av efterlevnaden, särskilt för fleråriga avtal där priser eller regulatoriska villkor kan förändras över tid.
• Använd din revisionsrätt inom avtalad omfattning och tidsram innan den löper ut, med hänsyn till krav på integritet och säkerhet.