Granskningsrätt
En avtalsenlig rätt att granska en motparts register eller processer för att verifiera efterlevnaden.
Definition
En granskningsrätt ger den ena parten, vanligtvis kunden, rätt att inom ramen för giltiga avtalsvillkor och tillämplig lag granska den andra partens register, system eller processer för att verifiera att avtalet samt skyldigheter avseende prissättning, kvalitet eller dataskydd följs. Avtal anger granskningsomfattning, frekvens, varseltid, sekretessåtgärder och vem som står för kostnaden. Vid personuppgiftsbehandling stöder rätten också den personuppgiftsansvariges tillsynsskyldigheter enligt artikel 28 i GDPR, när bestämmelsen är tillämplig.
Exempel
Ett hypotetiskt avtalsvillkor för en allmän faktureringsgranskning kan lyda: Kunden får granska leverantörens faktureringsunderlag en gång per år med trettio dagars skriftligt varsel och står själv för granskningskostnaderna. Detta är inte en generell granskningscykel eller minsta varseltid enligt GDPR och får inte hindra en nödvändig granskning vid en incident.
Varför detta är en affärsrisk
En granskningsrätt utan tydlig procedur för hur den ska utövas är svår att göra gällande. Leverantörer som motsätter sig granskningar eller ställer oskäliga villkor kan i praktiken urholka rätten. En obegränsad eller otydligt avgränsad granskningsrätt kan också störa leverantörens verksamhet och skada relationen. I samband med personuppgiftsbehandling blir risken större, eftersom den personuppgiftsansvariges bristande tillsyn i sig kan innebära en brist i GDPR-efterlevnaden, beroende på riskerna och omständigheterna.
Så hanterar du det
- Avgränsa granskningsomfattningen noggrant: ange vilka register, system eller platser som omfattas och vilka som saknar samband med avtalet och därför undantas. Bestäm proportionerliga granskningsmetoder och lagliga skyddsåtgärder för kommersiellt känslig information, sekretess, säkerhet och personuppgifter. Undantag får inte hindra tillgång till information eller granskningar som krävs enligt artikel 28 i GDPR.
- Fastställ varseltid, frekvens och behörig granskare, internt eller oberoende, så att leverantören kan förbereda sig utan onödiga störningar.
- Inför en sekretesskyldighet för granskningsresultaten och begränsa vilka personer inom kundens organisation som får tillgång till dem.
- Följ upp avtalade årliga granskningsperioder som en avtalsmilstolpe, så att rätten kan utövas inom den avtalade perioden.
- För personuppgiftsbiträdesavtal bör du planera in granskningsrätten enligt GDPR artikel 28 separat, parallellt med cykeln för dataskyddsgranskning.
Juridiska referenser
Kontrollera vilken jurisdiktion som anges för varje referens. Detta är allmän information och inte juridisk rådgivning. Dessa begrepp hanteras olika i olika jurisdiktioner. Kontrollera aktuell lydelse och hur den är tillämplig på din situation med en kvalificerad jurist.
Vanliga frågor
Vanliga frågor om denna term.