Inköpsrevision
En oberoende granskning av inköpsprocesser, avtal och utgifter för att bedöma efterlevnad, värde för pengarna och kontroll.
Definition
En inköpsrevision undersöker om inköpsaktiviteter följer policy, ger valuta för pengarna och uppfyller rättsliga och avtalsenliga krav. Den testar vanligtvis ett urval transaktioner, leverantörsurval, separation av arbetsuppgifter och avtalsefterlevnad, och rapporterar sedan iakttagelser och förbättringsåtgärder till ledningen.
Exempel
Hypotetiskt exempel: En internrevision visar att 15 % av beställningarna kringgick konkurrensutsatt leverantörsurval, vilket leder till striktare attestgränser.
Varför detta är en affärsrisk
Inköp utan regelbunden revisionsuppföljning kan med tiden medföra fler policyavvikelser och odokumenterade leverantörsarrangemang, och oegentligheter kan förbli oupptäckta. När en extern revision senare granskar aktiviteterna beror eventuella väsentliga iakttagelser och följder, såsom rättelser, myndighetssanktioner eller anseendeskada, på vad som faktiskt upptäcks och vilka krav som gäller. Avsaknad av spårbara handlingar är ofta det som gör att ett problem blir en kris.
Så hanterar du det
- Dokumentera varje beslut om inköp och leverantörsval samt varje godkännande, så att revisionsspår finns tillgängliga utan att behöva rekonstrueras.
- Separera arbetsuppgifterna mellan beställaren, godkännaren, den som utfärdar inköpsordern och betalningsgodkännaren.
- Gör interna stickprovskontroller av ett urval transaktioner varje kvartal, inte bara i samband med en formell revision.
- Håll avtalsregistret uppdaterat så att revisorer snabbt kan bekräfta vad som är avtalat jämfört med vad som har spenderats.
- Genomför åtgärder utifrån iakttagelser snabbt och följ upp att de avslutas, så att samma problem inte återkommer i nästa revisionscykel.
Vanliga frågor
Vanliga frågor om denna term.