Efterlevnadsklausul

Definition

En efterlevnadsklausul kräver att parterna följer tillämpliga lagar och förordningar samt giltigt avtalade branschstandarder och relevanta policyer under hela avtalstiden, till exempel inom antikorruption, sanktioner, dataskydd eller arbetsvillkor. Den innehåller ofta utfästelser, revisions- och rapporteringsskyldigheter samt påföljder som att tillfälligt avbryta fullgörandet eller avsluta avtalet vid avtalsbrott, enligt giltiga avtalsvillkor och tillämplig lag. Klausulen omsätter rättsliga skyldigheter som redan binder parterna i praktiska avtalskrav och kan även lägga till avtalsenliga åtaganden.

Exempel

Ett hypotetiskt avtalsvillkor kan ange att leverantören garanterar löpande efterlevnad av tillämpliga lagar mot mutor och dataskyddslagstiftning och måste rapportera varje överträdelse inom fem dagar enligt ett giltigt avtalat åtagande. Fem dagar är här en avtalad tidsfrist, inte en allmän lagstadgad tidsfrist. Kortare tvingande tidsfrister och obligatorisk rapportering gäller fortfarande, och rapporteringen måste ske med hänsyn till tillämpliga sekretesskrav och regler om utlämnande.

Varför detta är en affärsrisk

En bred efterlevnadsklausul skapar fortlöpande risker: om tillämplig lag ändras under avtalstiden kan båda parter behöva anpassa sig, men ofta är det bara den ena som följer utvecklingen i regelverket. Bedöm när ändringen träder i kraft, vilka övergångsregler som gäller och hur den faktiskt påverkar parternas skyldigheter. Tillämplig tvingande lag måste följas, men en lagändring ändrar inte automatiskt varje avtal eller medför automatiskt avtalsbrott. Om en leverantör bryter mot ett efterlevnadsåtagande – även oavsiktligt – kan kunden få rätt att avsluta avtalet. Det beror på giltiga avtalsvillkor, tillämplig lag, överträdelsens allvar och föreskrivna förfaranden, inklusive underrättelse och eventuell rättelsefrist. Att klausulen kallas ett villkor innebär inte i sig att rättelsefrist saknas. Om klausulen är alltför vag får ingen av parterna tydlig vägledning om vad som faktiskt krävs.

Så hanterar du det

• Ange de relevanta lagar och standarder som klausulen omfattar i stället för att enbart hänvisa till "alla tillämpliga lagar", så att omfattningen blir förutsebar för båda parter. Listan kompletterar men utesluter inte annan tillämplig tvingande lag. Definiera vilka versioner av standarder och policyer som avtalas och hur de får uppdateras genom en giltig process.
• Skilj mellan avtalsbrott som endast medför en skyldighet att avhjälpa bristen och konstaterade avtalsbrott som är så allvarliga att de kan motivera omedelbar hävning enligt giltiga avtalsvillkor och tillämplig lag. Låt påföljden stå i proportion till överträdelsen och följ tvingande regler och tillämpliga krav på underrättelse.
• Inför en lagändringsklausul som anger en process för förhandling om eller justering av pris eller omfattning om nya regler väsentligt ändrar en parts skyldigheter. Processen garanterar inte ett visst resultat eller rätt till ensidig prisändring. Även utan en sådan klausul måste avtalet och tillämplig lag bedömas; en lagändring innebär inte automatiskt avtalsbrott.
• Följ upp tidsfrister för efterlevnadsrapportering som avtalsmilstolpar så att de inte missas. Ett exempel är årliga intyg om efterlevnad av regler mot mutor, om parterna giltigt har avtalat om sådana intyg; detta är inte ett allmänt lagkrav på årlig rapportering.
• Kombinera klausulen med en giltigt avtalad revisionsrätt så att du kan granska motpartens efterlevnad i stället för att enbart förlita dig på motpartens egenintygande. Avgränsa granskningen till relevanta och proportionerliga uppgifter, med hänsyn till tillämplig lag, dataskydd och sekretess. Varken revision eller egenintygande garanterar fullständig efterlevnad.