Unkontrollierter Einkauf
Einkauf außerhalb vereinbarter Verträge oder Beschaffungsprozesse, der ausgehandelte Bedingungen und die Ausgabenkontrolle untergrab.
Definition
Unkontrollierter Einkauf tritt auf, wenn Mitarbeiter Waren oder Dienstleistungen bei nicht bevorzugten Lieferanten bestellen oder das Beschaffungssystem umgehen, wodurch ausgehandelte Preise und vertraglicher Schutz verloren gehen. Er mindert den Volumenhebel, verzerrt Ausgabendaten und erhöht Compliance- und Qualitätsrisiken.
Beispiel
Eine Abteilung bestellt Laptops direkt bei einem Onlineshop statt beim Rahmenvertragslieferanten, zahlt 20 % mehr und verwirkt die vereinbarten Garantiebedingungen.
Warum dies ein Geschäftsrisiko ist
Unkontrollierter Einkauf erhöht Kosten direkt, weil Käufe außerhalb ausgehandelter Preise und Mengen erfolgen. Er verzerrt auch Ausgabendaten für Lieferantenverhandlungen und Kategorieentscheidungen und entzieht diesen Käufen vertraglichen Schutz wie SLAs, Garantien und Compliance-Klauseln. Unkontrollierte vertragsexterne Ausgaben sind ein häufiger Prüfungsbefund.
So gehen Sie damit um
- Eine Beschaffungsrichtlinie mit klaren Schwellenwerten und Pflichtkanalen einführen und aktiv kommunizieren.
- Einen Lieferantenkatalog einsetzen, der den bevorzugten Weg einfacher macht als ihn zu umgehen.
- Regelmasige Ausgabenanalysen durchführen, um vertragsexterne Käufe zu identifizieren und deren Ursachen zuruckzuverfolgen.
- Manager für die Rate unkontrollierter Einkäufe in ihren Teams verantwortlich machen.
- Die Vorzugslieferantenliste prüfen und erweitern, wo legitime Lücken Umgehungslosungen verursachen.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen zu diesem Begriff.