Inköpspolicy

Definition

En inköpspolicy fastställer, inom ramen för tillämplig lag och andra bindande regler, obligatoriska regler för inköp: godkännandebehörighet, beloppsgränser, krav på konkurrensutsättning samt standarder för jäv och hållbarhet. Den standardiserar arbetssätt, minskar inköp utanför fastställda rutiner och ger en referens som en inköpsrevision kan använda för att pröva efterlevnaden.

Exempel

Policyn kräver minst tre offerter vid inköp över €25,000 och förbjuder att ta emot gåvor värda mer än €50 från leverantörer. Detta är ett illustrativt exempel på företagets egen interna policy, inte en svensk lagstadgad tröskel. Tillämpliga upphandlingsregler och krav mot korruption måste fortfarande kontrolleras, och lägre värden innebär inte automatiskt att en gåva är tillåten.

Varför detta är en affärsrisk

Utan en tydlig policy fattas inköpsbeslut på olika sätt i olika team, vilket kan öka risken för brister vid revision och bedrägerier samt leda till att förhandlade leverantörsvillkor urholkas. En policy som finns men inte tillämpas kan ge sken av kontroll utan att kontrollen fungerar i praktiken.

Så hanterar du det

• Skriv policyn med ett tydligt och handlingsinriktat språk och se till att alla inköpare vet var den finns.
• Fastställ beloppsgränser utifrån faktiska transaktionsdata och granska dem regelbundet så att de fortfarande är relevanta.
• Använd systemkontroller för att stödja tillämpningen och komplettera dem med godkännanden, utbildning och granskning i stället för att enbart förlita dig på självrapportering.
• Utbilda ny personal och upprepa utbildningen efter varje policyuppdatering så att kunskapen inte avtar över tid.
• Granska och uppdatera policyn när beloppsgränser för inköp, regler eller organisationens struktur ändras.