Spöklicenser
Programvarulicenser som organisationen betalar för men som ingen använder, oavsett om de har använts tidigare eller aldrig aktiverats.
Definition
Spöklicenser är abonnemang eller platser som fortfarande finns på fakturan trots att de tilldelade användarna har slutat, bytt verktyg eller aldrig aktiverat dem. De är en vanlig form av kostnadsläckage i organisationer med många SaaS-verktyg och upptäcks genom att avtalsregistret stäms av mot faktiska användningsuppgifter.
Exempel
I ett hypotetiskt exempel identifieras fyrtio oanvända platser genom en jämförelse av licensantal med aktiva inloggningar och en efterföljande kontroll av faktisk användning. När det också har bekräftats att platserna inte behövs sägs de upp vid nästa förnyelse för att spara pengar i budgeten, i enlighet med avtalets rätt till minskning och sista uppsägningsdag.
Varför detta är en affärsrisk
Spöklicenser kan innebära ren kostnad: pengar betalas för licenser som inte ger något värde. I organisationer som hanterar dussintals SaaS-verktyg kan oanvända platser samlas utan att någon märker det, ofta eftersom ingen har en samlad överblick över vad avtalen omfattar jämfört med vad som faktiskt används. Risken ökar när avtal förlängs automatiskt: varje förnyelse kan låsa fast ännu en avtalsperiod med betalning för licenser som ingen behöver.
Så hanterar du det
- För ett register över alla SaaS-abonnemang med antal platser, tilldelade användare och datum för automatisk förlängning.
- Inför en intern rutin för att stämma av antalet platser mot faktisk användning, exempelvis minst varje kvartal eller direkt när en medarbetare slutar. Använd mindre integritetskänsliga, sammanställda uppgifter när de räcker. Innan du använder uppgifter om enskilda medarbetares inloggningsaktivitet behöver du bedöma om kontroll på individnivå är nödvändig och kunna visa att ändamålet inte kan uppnås tillfredsställande med mindre integritetskänsliga metoder. Om personuppgifter behandlas måste organisationen följa GDPR, fastställa ändamål och rättslig grund samt begränsa uppgifterna och åtkomsten till vad som behövs. Informera medarbetarna tydligt och lättillgängligt om ändamålet och individkontrollerna, normalt när uppgifterna samlas in. Bedöm proportionaliteten och om en konsekvensbedömning behövs. Enligt IMY kan arbetsgivare inte använda samtycke som rättslig grund för kontroll av anställda. Avstämningen får inte användas för allmän personalövervakning eller innebära ett otillbörligt intrång i medarbetarnas integritet.
- Starta en licensgranskning som en del av processen när varje medarbetare slutar.
- Ställ in påminnelser inför varje SaaS-avtals förnyelse, exempelvis 90 dagar i förväg som intern rutin, men alltid tillräckligt tidigt för att hinna agera före avtalets sista uppsägningsdag. Kontrollera faktisk användning och behov och säg upp oanvända platser som inte behövs innan den nya avtalsperioden börjar, om avtalets villkor tillåter minskningen.
- Kräv ett skriftligt internt godkännande innan nya platser läggs till, så att licenstillväxten förblir avsiktlig och dokumenterad.
Vanliga frågor
Vanliga frågor om denna term.
Omfattningen varierar mellan organisationer. Du kan bedöma den genom att granska organisationens eget licensregister och jämföra avtalade platser med faktisk användning. Personalomsättning kan bidra, eftersom licenser inte alltid avslutas automatiskt när någon slutar.
Begreppen hänger ihop och kan överlappa. Shelfware avser här programvara som har köpts men aldrig tagits i bruk. Spöklicenser avser här abonnemang eller platser som fortfarande betalas för men inte används, antingen för att användningen har upphört eller för att de aldrig har aktiverats.
Oanvända platser ger inte i sig rätt till återbetalning. Om du kan få pengar tillbaka beror på avtalsvillkoren, eventuella överenskommelser med leverantören och tillämpliga regler. En klausul om uppsägning med proportionell återbetalning innebär inte automatiskt att alla tidigare betalningar återbetalas. En praktisk väg kan vara att säga upp platser som inte behövs vid nästa förnyelse eller vid en annan tidpunkt, om avtalets villkor och sista uppsägningsdag tillåter det. Du kan också försöka förhandla med leverantören om en minskning eller återbetalning utan att invänta förnyelsen.
Det är vanligtvis ett delat ansvar mellan IT eller drift, som följer användningen, HR, som hanterar processen när medarbetare slutar, och ekonomi eller inköp, som hanterar avtalen. Utan ett tydligt ansvar hamnar uppgiften mellan stolarna.
Ja, om avtalet innehåller en granskningsrätt. Vilka uppgifter leverantören får begära och hur kontrollen får genomföras beror på avtalet och tillämpliga regler. En sådan rätt är inte automatiskt ömsesidig: kundens rätt att granska eller kontrollera följer av kundens eget avtal och tillämpliga regler. För fasta abonnemang är det inte självklart att faktureringen bygger på faktisk användning. Kontrollera därför det antal platser som avtalet omfattar och det antal som faktureras enligt de faktiska prisvillkoren.