Värdeläckage

Definition

Värdeläckage, även kallat värde- eller marginalläckage, är skillnaden mellan det värde en organisation har förhandlat fram i sina avtal och det värde den faktiskt realiserar. Vanliga orsaker är rabatter som inte tillämpas, automatiska förlängningar, oanvända licenser, missade milstolpar och bristande uppföljning av efterlevnaden. Effektiv avtalshantering kan minska läckaget genom att följa upp åtaganden och avtalsförmåner.

Exempel

En volymrabatt i tiotusentalsklassen görs aldrig gällande eftersom ingen följde upp gränsen för årets inköp hos leverantören.

Varför detta är en affärsrisk

Värdeläckage är svårt att se exakt eftersom det handlar om uteblivet värde, inte en synlig kostnad. Ingen faktura kommer för en outnyttjad rabatt eller en missad SLA-kredit. Exempel är outnyttjade rabatter, SLA-krediter, oanvända licenser och förnyelser som sker utan tillräcklig översyn. I organisationer med många leverantörsavtal kan sådant värde vara svårt att upptäcka. Automatiska förlängningar av avtal som inte längre är konkurrenskraftiga och fortsatt betalning för oanvända licenser kan också bidra till värdeläckage.

Så hanterar du det

• Kartlägg alla avtalsförmåner, inklusive rabatter, återbäringar, SLA-krediter och pristak, i varje avtal och registrera dem som aktiva åtaganden att följa upp.
• Stäm av leverantörsfakturor mot avtalade priser vid varje faktureringscykel, inte bara vid årliga revisioner.
• Sätt tröskelvärden och definiera vad som utlöser ett krav. När inköpen passerar relevant nivå ska du kontrollera avtalsvillkor, tidsfrister och underlag innan du gör anspråk på volymbaserade avtalsförmåner.
• Granska alla avtal med automatisk förlängning före gällande sista uppsägningsdag och bedöm om villkoren fortfarande är konkurrenskraftiga samt om avtalet kan sägas upp eller omförhandlas.
• Genomför en årlig granskning av värdeläckage i hela avtalsportföljen för att identifiera områden där värdeåtervinningen systematiskt är låg.