Martwe licencje
Licencje na oprogramowanie, za które organizacja płaci, ale których nikt nie używa — niezależnie od tego, czy były kiedyś wykorzystywane, czy nigdy nie zostały aktywowane.
Definicja
Martwe licencje to subskrypcje albo stanowiska, które nadal widnieją na fakturze, choć przypisani użytkownicy odeszli, zmienili narzędzie albo nigdy ich nie aktywowali. To częsta forma utraty wartości w organizacjach korzystających z wielu narzędzi SaaS; ujawnia się ją, porównując rejestr umów z rzeczywistymi danymi o korzystaniu.
Przykład
W przykładzie poglądowym porównanie liczby licencji z aktywnymi logowaniami wskazuje czterdzieści nieużywanych stanowisk, a po potwierdzeniu, że nie są potrzebne, zostają wypowiedziane przy kolejnym odnowieniu, aby zaoszczędzić środki w budżecie — zgodnie z prawem do zmniejszenia i ostatecznym terminem wypowiedzenia w umowie.
Dlaczego to ryzyko biznesowe
Martwe licencje to czysty koszt: pieniądze płacone za zero wartości. W organizacjach zarządzających dziesiątkami narzędzi SaaS nieużywane stanowiska gromadzą się po cichu, często dlatego, że nikt nie ma zbiorczego obrazu tego, co zostało zamówione, w porównaniu z tym, co faktycznie jest używane. Ryzyko rośnie, gdy umowy przedłużają się automatycznie: każde odnowienie blokuje kolejny okres płacenia za licencje, których nikt nie potrzebuje.
Jak tym zarządzać
- Prowadź rejestr wszystkich subskrypcji SaaS z liczbą stanowisk, przypisanymi użytkownikami i datami automatycznego przedłużenia.
- Wprowadź wewnętrzną procedurę porównywania liczby stanowisk z rzeczywistym użyciem, na przykład co najmniej raz na kwartał albo od razu, gdy pracownik odchodzi. Gdy wystarczą mniej wrażliwe dane zbiorcze, korzystaj z nich. Zanim użyjesz danych o aktywności pojedynczych pracowników, oceń, czy kontrola na poziomie indywidualnym jest konieczna, i potraf ją uzasadnić brakiem mniej inwazyjnych metod. Jeśli przetwarzasz dane osobowe, musisz przestrzegać RODO, określić cel i podstawę prawną oraz ograniczyć dane i dostęp do niezbędnego minimum. Jasno i w dostępny sposób informuj pracowników o celu i kontroli indywidualnej, zwykle przy zbieraniu danych. Oceń proporcjonalność i potrzebę oceny skutków dla ochrony danych. W ocenie organów ochrony danych, w tym Prezesa UODO, zgoda pracownika zwykle nie jest ważną podstawą prawną monitoringu w miejscu pracy. Ustalanie liczby używanych licencji nie może służyć ogólnemu monitorowaniu pracowników ani stanowić nadmiernej ingerencji w ich prywatność.
- Uruchamiaj przegląd licencji w ramach procedury offboardingu każdego odchodzącego pracownika.
- Ustaw przypomnienia przed odnowieniem każdej umowy SaaS, na przykład 90 dni wcześniej jako rutynę wewnętrzną, ale zawsze wystarczająco wcześnie, by zdążyć przed ostatecznym terminem wypowiedzenia. Sprawdź faktyczne użycie i potrzeby oraz wypowiedz niepotrzebne stanowiska przed rozpoczęciem nowego okresu umowy, jeśli warunki umowy na to pozwalają.
- Wymagaj pisemnej zgody wewnętrznej przed dodaniem nowych stanowisk, aby wzrost liczby licencji był zamierzony i udokumentowany.
Najczęściej zadawane pytania
Najczęstsze pytania o ten termin.
Skala zależy od organizacji. Możesz ją ocenić, przeglądając własny rejestr licencji i porównując zamówione stanowiska z faktycznym użyciem. Do powstawania martwych licencji przyczynia się rotacja pracowników, bo licencje nie zawsze są automatycznie kończone, gdy ktoś odchodzi.
Pojęcia są powiązane i mogą się pokrywać. Shelfware oznacza tu oprogramowanie kupione, ale nigdy niewdrożone. Martwe licencje to subskrypcje albo stanowiska, za które nadal się płaci, a które nie są używane — albo dlatego, że użycie ustało, albo dlatego, że nigdy ich nie aktywowano.
Nieużywane stanowiska same w sobie nie dają prawa do zwrotu. To, czy możesz odzyskać pieniądze, zależy od warunków umowy, ewentualnych ustaleń z dostawcą i właściwych przepisów. Klauzula wypowiedzenia z proporcjonalnym zwrotem nie oznacza automatycznie zwrotu wszystkich wcześniejszych płatności. Praktycznym rozwiązaniem może być wypowiedzenie niepotrzebnych stanowisk przy kolejnym odnowieniu lub w innym momencie, jeśli pozwalają na to warunki umowy i ostateczny termin wypowiedzenia. Możesz też spróbować wynegocjować z dostawcą zmniejszenie albo zwrot bez czekania na odnowienie.
To zwykle wspólna odpowiedzialność IT lub działu operacyjnego, który śledzi użycie, HR, który prowadzi proces odejść, oraz finansów lub zakupów, które zarządzają umowami. Bez jasnego przypisania odpowiedzialność umyka wszystkim.
Tak, jeśli umowa zawiera prawo audytu. Jakie dane dostawca może żądać i jak kontrola może przebiegać, zależy od umowy i właściwych przepisów. Takie prawo nie jest automatycznie wzajemne: prawo klienta do audytu lub kontroli wynika z jego własnej umowy i właściwych przepisów. Przy stałych subskrypcjach nie jest oczywiste, że faktura opiera się na faktycznym użyciu. Sprawdź więc liczbę stanowisk objętych umową i liczbę, którą fakturuje się zgodnie z rzeczywistymi warunkami cenowymi.