Geisterlizenzen

Definition

Geisterlizenzen sind Abonnements oder Nutzerplätze, die auf der Rechnung verbleiben, obwohl die zugewiesenen Nutzer das Unternehmen verlassen haben, zu anderen Tools gewechselt sind oder sie nie aktiviert haben. Sie sind eine häufige Form von Gewinnverlust in SaaS-intensiven Unternehmen und werden durch den Abgleich des Vertragsregisters mit tatsächlichen Nutzungsdaten aufgedeckt.

Beispiel

Der Vergleich von Lizenzanzahlen mit aktiven Anmeldungen enthüllt vierzig ungenutzte Plätze, die bei der nächsten Verlängerung gekündigt werden, um Budget einzusparen.

Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Geisterlizenzen sind reine Verschwendung: Geld, das für null Wert bezahlt wird. In Unternehmen, die Dutzende von SaaS-Tools verwalten, häufen sich ungenutzte Plätze still an, oft weil niemand eine konsolidierte Sicht darauf hat, was vertraglich vereinbart ist im Vergleich zu dem, was tatsächlich genutzt wird. Das Risiko eskaliert, wenn Verträge automatisch verlängert werden: Jede Verlängerung bindet eine weitere Laufzeit des Zahlens für Lizenzen, die niemand benötigt.

So gehen Sie damit um

• Führen Sie ein Register aller SaaS-Abonnements mit Platzanzahlen, zugewiesenen Nutzern und automatischen Verlängerungsdaten.
• Gleichen Sie Platzanzahlen mindestens vierteljährlich mit aktiven Anmeldedaten ab oder sofort, wenn Mitarbeiter ausscheiden.
• Lösen Sie eine Lizenzprüfung als Teil des Offboarding-Prozesses für jeden ausscheidenden Mitarbeiter aus.
• Richten Sie Verlängerungsalarme neunzig Tage vor der Verlängerung jedes SaaS-Vertrags ein, damit ungenutzte Plätze vor Beginn der neuen Laufzeit gekündigt werden können.
• Verlangen Sie schriftliche Genehmigung vor dem Hinzufügen neuer Plätze, damit das Lizenzwachstum bewusst und nachverfolgbar bleibt.