Avtalsregister
Ett centralt och sökbart register över alla avtal med deras viktiga datum, parter och åtaganden.
Definition
Ett avtalsregister är den auktoritativa samlingen av alla aktiva och tidigare avtal, tillsammans med motpart, avtalsvärde, avtalsperiod, förnyelse- och uppsägningsdatum samt ansvarig avtalsägare. Det är grunden för avtalshantering: utan ett komplett register kan organisationer inte pålitligt följa upp deadlines, kostnader eller riskexponering.
Exempel
När alla leverantörsavtal importeras till ett register blir tre avtal synliga som i tysthet hade förlängts automatiskt i flera år utan att någon märkt det.
Varför detta är en affärsrisk
Avtal som ligger utspridda i e-posttrådar, delade enheter och personliga mappar skapar en farlig blind fläck. Du kan inte göra avtalsvillkor gällande om du inte kan hitta dem. Att missa en sista uppsägningsdag med bara en dag kan binda en organisation till ytterligare en hel avtalsperiod, och en tvist om ett åtagande där du inte kan hitta originalvillkoren försätter dig omedelbart i ett underläge.
Så hanterar du det
- Importera alla befintliga avtal till ett centralt system som första steg, även innan du lägger till metadata, så att inget förblir osynligt.
- Standardisera den minsta mängd metadata som registreras från början: motpart, avtalstyp, avtalsvärde, startdatum, slutdatum och sista uppsägningsdag.
- Inför en policy som innebär att inget avtal får undertecknas innan det har registrerats i avtalsregistret, så att registret förblir komplett framöver.
- Genomför en årlig fullständighetskontroll mot ekonomiska underlag för att upptäcka avtal som har undertecknats men inte registrerats.
- Begränsa redigeringsbehörigheten så att endast utsedda avtalsägare kan uppdatera ett avtals centrala metadata och därmed bevara registrets integritet.
Vanliga frågor
Vanliga frågor om denna term.