Vertragswert

Definition

Der Vertragswert ist der Gesamtbetrag, der im Rahmen einer Vereinbarung über ihre volle Laufzeit geschuldet wird, einschließlich Verlängerungsoptionen, soweit relevant. Er bestimmt Beschaffungsschwellenwerte, Zeichnungsbefugnisse, Haftungsobergrenzen und Portfolio-Reporting. Die Schätzung des Werts von Rahmen- oder Abrufverträgen erfordert Annahmen über die erwarteten Mengen, die für Governance und Prüfung dokumentiert werden sollten.

Beispiel

Ein dreijähriger Dienstleistungsvertrag über EUR 200.000 pro Jahr hat einen Vertragswert von EUR 600.000, der eine Genehmigung auf Vorstandsebene erfordert.

Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Die Unterschätzung des Vertragswerts ist ein Governance-Risiko. Wird der tatsächliche Wert eines Rahmen- oder automatisch verlängerten Vertrags nicht erfasst, können die zum Schutz der Organisation bestehenden Genehmigungsschwellenwerte umgangen werden. Überschätzung bindet Budget und verzerrt das Portfolio-Reporting. Beide Fehler erschweren die Verwaltung von Haftungsobergrenzen und ein genaues Ausgaben-Benchmarking.

So gehen Sie damit um

• Berechnen Sie den Vertragswert als die gesamten gebundenen Ausgaben über die volle Laufzeit einschließlich aller voraussichtlich ausgeübten Verlängerungsoptionen.
• Dokumentieren Sie bei Rahmenverträgen die verwendeten Volumenannahmen und aktualisieren Sie die Schätzung jährlich auf Basis tatsächlicher Abrufdaten.
• Stimmen Sie das Vertragswertfeld auf die Zeichnungsbefugnismatrix Ihrer Organisation ab, damit die richtigen Genehmigungen automatisch ausgelost werden.
• Beziehen Sie den Wert automatischer Verlängerungen in die Gesamtvertragswertberechnung ein, da ein Vertrag, der sich um drei weitere Jahre verlängert, erhebliche gebundene Ausgaben hinzufügt.
• Berichten Sie regelmäßig über den Vertragswert im gesamten Portfolio, um Konzentrationsrisiken bei einzelnen Lieferanten zu identifizieren.