Avtalsvärde

Definition

Avtalsvärdet är det sammanlagda belopp som ska betalas enligt ett avtal under hela dess löptid, inklusive relevanta förlängningsoptioner. Det påverkar tröskelvärden vid upphandling, behörighetsnivåer för undertecknande, ansvarstak och portföljrapportering. Interna uppskattningar för ramavtal eller avropsavtal bygger på antaganden om förväntade volymer, som bör dokumenteras för styrning och revision. Vid upphandling enligt LOU ska det uppskattade värdet inkludera eventuella options- och förlängningsklausuler. För ramavtal enligt LOU ska uppskattningen avse det högsta sammanlagda värdet av samtliga kontrakt som planeras under hela ramavtalets löptid. Detta innebär inte att de uppskattade volymerna är garanterade inköp.

Exempel

Ett treårigt tjänsteavtal på 200 000 EUR per år har ett avtalsvärde på 600 000 EUR, vilket utlöser godkännande på styrelsenivå.

Varför detta är en affärsrisk

Att underskatta avtalsvärdet är en styrningsrisk. Om det verkliga värdet av ett ramavtal eller ett avtal med automatisk förlängning inte fångas upp kan avtalet kringgå de godkännandetrösklar som finns för att skydda organisationen. En överskattning binder budget och snedvrider portföljrapporteringen. Båda felen gör det svårare att hantera ansvarstak och jämföra utgifter korrekt.

Så hanterar du det

• För intern budgetering beräknar du avtalsvärdet utifrån de totala utgiftsåtagandena under hela löptiden, inklusive förlängningsoptioner som sannolikt kommer att utnyttjas. Vid upphandling enligt LOU ska uppskattningen däremot inkludera eventuella options- och förlängningsklausuler, inte bara den inledande avtalsperioden eller de optioner som bedöms sannolika.
• För ramavtal ska du dokumentera de volymantaganden som används och uppdatera den interna uppskattningen årligen utifrån faktiska avrop. Vid upphandling enligt LOU ska värdet uppskattas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga kontrakt som planeras under ramavtalets hela löptid, inklusive eventuella options- och förlängningsklausuler. Senare uppföljning ändrar inte retroaktivt den ursprungliga bedömningen av om upphandlingen över- eller understiger tröskelvärdet. Uppskattningen innebär inte i sig ett åtagande att köpa den maximala volymen.
• Anpassa avtalsvärdesfältet till organisationens matris för undertecknandebefogenheter så att rätt godkännanden utlöses automatiskt.
• Ta med värdet av automatisk förlängning i beräkningen av det totala avtalsvärdet, eftersom ett avtal som förlängs med ytterligare tre år kan innebära betydande tillkommande åtagna utgifter.
• Rapportera avtalsvärdet för hela portföljen regelbundet för att identifiera koncentrationsrisk hos enskilda leverantörer.