Avtalsarkivering

Definition

Avtalsarkivering är kontrollerad och hållbar lagring av undertecknade och upphörda avtal tillsammans med ändringar och bevis på undertecknandet. Korrekt arkivering stödjer efterlevnad av tillämpliga lagstadgade bevarandekrav, revisioner och tvister samt underlättar återskapandet av historiska avtalsvillkor långt efter att ett avtal har upphört.

Exempel

Som ett hypotetiskt exempel kan företaget vid en skatterevision hämta fram ett tio år gammalt leveransavtal och dess tillägg från arkivet på några minuter, om de fortfarande måste eller får bevaras.

Varför detta är en affärsrisk

Avtal som bara lagras i anställdas inkorgar eller på lokala enheter innebär risk för förlust eller åtkomstluckor när medarbetare slutar. Om en skattemyndighet, tillsynsmyndighet eller motpart begär dokumentation av ett tidigare avtal och du inte kan ta fram den, riskerar du att förlora trovärdighet och utsättas för juridiska risker, oavsett om det underliggande åtagandet har uppfyllts. Bristande bevarande kan också leda till anmärkningar vid tillsyn.

Så hanterar du det

• Fastställ en bevarandeplan per avtalstyp genom att klassificera dokument och personuppgifter samt identifiera tillämpliga lagkrav, motiverade ändamål och eventuella bevarandespärrar för rättsliga anspråk. Räkenskapsinformation måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För övriga kategorier krävs en särskild bedömning.
• Förvara undertecknade versioner tillsammans med underlag som styrker undertecknandet i ett system som inte är beroende av enskilda användares åtkomst.
• Koppla alla ändringar och tillägg till den ursprungliga avtalsposten så att hela historiken kan hämtas som en sammanhållen enhet.
• Begränsa raderingsbehörigheten så att arkiverade avtal inte tas bort innan den tillämpliga bevarandetiden har löpt ut, om inte radering är lagligen tillåten och uttryckligen godkänd.
• Granska arkivet årligen för att identifiera avtal vars tillämpliga bevarandetid har löpt ut och personuppgifter som inte längre behövs. Kontrollera alla tillämpliga grunder för fortsatt bevarande, inklusive motiverade ändamål, lagkrav och pågående anspråk eller bevarandespärrar. Radera avtal och radera eller avidentifiera personuppgifter först när det varken finns ett fortsatt behov av dem eller krav på att bevara dem, i linje med din policy för dataminimering.