Archiwizacja umów

Definicja

Archiwizacja umów to kontrolowane i trwałe przechowywanie zawartych oraz zakończonych umów wraz z aneksami i dowodami podpisania. Prawidłowa archiwizacja wspiera przestrzeganie właściwych ustawowych okresów przechowywania, audyty i spory oraz ułatwia odtworzenie historycznych warunków umowy długo po jej zakończeniu.

Przykład

Dla przykładu: podczas kontroli podatkowej firma wydobywa z archiwum dziesięcioletnią umowę dostawy i jej aneksy w kilka minut — jeśli dokumenty nadal musi lub może przechowywać.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Umowy przechowywane wyłącznie w skrzynkach pracowników albo na lokalnych dyskach są praktycznie tracone, gdy ci pracownicy odchodzą. Jeśli organ podatkowy, organ nadzoru lub kontrahent poprosi o dokumentację dawnej umowy, a Ty nie możesz jej przedstawić, narażasz się na utratę wiarygodności i ryzyko prawne niezależnie od tego, czy samo zobowiązanie wykonano. Luki w przechowywaniu to częsty wynik kontroli.

Jak tym zarządzać

• Ustal plan przechowywania dla każdego typu umowy, klasyfikując dokumenty i dane osobowe oraz wskazując właściwe wymogi prawne, uzasadnione cele i ewentualne wstrzymanie usunięcia z uwagi na roszczenia. Dokumentację księgową trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje zostały wykonane lub ujęte. Dla pozostałych kategorii potrzebna jest osobna ocena.
• Przechowuj podpisane wersje wraz z dowodami podpisania w systemie, który nie zależy od dostępu pojedynczych użytkowników.
• Powiąż wszystkie aneksy i zmiany z pierwotnym wpisem umowy, aby całą historię można było wydobyć jako jedną całość.
• Ogranicz prawa usuwania, aby zarchiwizowanych umów nie można było usunąć przed upływem właściwego okresu przechowywania, chyba że usunięcie jest prawnie dopuszczalne i wyraźnie zatwierdzone.
• Raz w roku przeglądaj archiwum, aby znaleźć umowy, których okres przechowywania upłynął, oraz dane osobowe, które nie są już potrzebne. Sprawdź wszystkie właściwe podstawy dalszego przechowywania, w tym uzasadnione cele, wymogi prawne i toczące się roszczenia. Usuwaj umowy oraz usuwaj lub anonimizuj dane osobowe dopiero wtedy, gdy nie ma już potrzeby ich zachowania ani obowiązku przechowywania, zgodnie z polityką minimalizacji danych.