Vertragsarchivierung

Definition

Vertragsarchivierung ist die kontrollierte, dauerhafte Aufbewahrung ausgeführter und beendeter Vereinbarungen zusammen mit ihren Änderungen und Unterzeichnungsnachweisen. Eine ordnungsgemäße Archivierung erfüllt gesetzliche Aufbewahrungsfristen, unterstützt Audits und Rechtsstreitigkeiten und stellt sicher, dass historische Bedingungen lange nach Vertragsende rekonstruiert werden können.

Beispiel

Während einer Betriebsprüfung ruft das Unternehmen einen zehn Jahre alten Liefervertrag mit seinen Anlagen innerhalb von Minuten aus dem Archiv ab.

Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Verträge, die nur in den Posteingängen oder lokalen Laufwerken von Mitarbeitern gespeichert sind, gehen praktisch verloren, wenn diese Mitarbeiter ausscheiden. Wenn eine Steuerbehörde, eine Aufsichtsbehörde oder ein Vertragspartner Unterlagen zu einer früheren Vereinbarung anfordert und Sie diese nicht vorlegen können, sind Sie unabhängig davon, ob die zugrunde liegende Verpflichtung erfüllt wurde, Glaubwürdigkeits- und rechtlichen Risiken ausgesetzt. Aufbewahrungslücken sind ein häufiger Befund bei behördlichen Prüfungen.

So gehen Sie damit um

• Legen Sie einen Aufbewahrungsplan nach Vertragstyp fest, der an der längsten geltenden gesetzlichen Frist ausgerichtet ist: typischerweise sieben Jahre für Steuerdokumente und länger für Immobilien oder Arbeitsverträge.
• Speichern Sie unterzeichnete Versionen mit ihren Unterzeichnungsnachweisen in einem System, das nicht von individuellem Benutzerzugang abhängig ist.
• Halten Sie alle Änderungen und Anlagen mit dem ursprünglichen Vertragseintrag verknüpft, sodass die vollständige Geschichte als Einheit abrufbar ist.
• Schränken Sie Löschrechte ein, damit archivierte Verträge nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist ohne ausdrückliche Genehmigung entfernt werden können.
• Überprüfen Sie das Archiv jährlich auf Verträge, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und löschen Sie diese gemäß Ihrer Datensparsamkeitsrichtlinie.