Driewegsmatching

Definitie

Driewegsmatching stemt drie documenten op elkaar af (de inkooporder, de goederen- of dienstontvangst en de leveranciersfactuur) voordat tot betaling wordt overgegaan. Het voorkomt overfacturering, dubbele facturen en betaling voor niet-geleverde goederen en is een hoeksteencontrole in procure-to-pay en audit.

Voorbeeld

Een factuur voor 100 stuks wordt aangehouden omdat de goederenontvangst slechts 90 geleverde stuks toont; betaling volgt nadat het verschil is opgelost.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Het overslaan van driewegsmatching is een van de betrouwbaarste routes naar financieel verlies bij inkoop: overfacturering, dubbele betalingen en betaling voor nooit ontvangen goederen zijn achteraf moeilijk terug te vorderen. Auditors die het ontbreken van matchingcontroles als wezenlijk gebrek aanmerken is standaard, en toezichthouders kunnen systematische tekortkomingen als frauderisico beschouwen.

Hoe u dit beheert

• Maak driewegsmatching een systeemafgedwongen stap in plaats van een handmatige beoordeling, zodat het niet omzeild kan worden onder tijdsdruk.
• Stel acceptabele tolerantiedrempels voor prijs- en hoeveelheidsverschillen vast en vereist goedkeuring voor elke uitzondering boven die grenzen.
• Zorg dat goederenontvangstregistraties snel en nauwkeurig worden aangemaakt op het moment van levering.
• Controleer uitzonderingspercentages regelmatig; een stijgend percentage signaleert afnemende procesdiscipline.
• Los afwijkingen snel op om te voorkomen dat boetes voor late betaling ontstaan terwijl incorrecte facturen onbetaald blijven.