Drei-Wege-Abgleich
Eine Kontrollmaßnahme, die eine Rechnung nur dann bezahlt, wenn sie mit der Bestellung und dem Wareneingangsdokument übereinstimmt.
Definition
Der Drei-Wege-Abgleich stimmt drei Dokumente aufeinander ab (Bestellung, Waren- oder Dienstleistungseingang und Lieferantenrechnung), bevor die Zahlung freigegeben wird. Er verhindert Überfakturierung, doppelte Rechnungen und Zahlung für nicht gelieferte Waren und ist eine zentrale Kontrollmaßnahme im Procure-to-pay und bei Prüfungen.
Beispiel
Eine Rechnung über 100 Einheiten wird zurückgehalten, weil der Wareneingang nur 90 gelieferte Einheiten ausweist; die Zahlung erfolgt nach Klarung der Abweichung.
Warum dies ein Geschäftsrisiko ist
Das Überspringen des Drei-Wege-Abgleichs ist einer der zuverlässigsten Wege zu finanziellen Verlusten in der Beschaffung: Überfakturierung, Doppelzahlungen und Zahlung für nie erhaltene Waren sind nachträglich schwer einzutreiben. Prüfer betrachten das Fehlen von Abgleichskontrollen standardmäßig als wesentlichen Mangel, und Aufsichtsbehörden können systematische Versagen als Betrugsrisiko werten.
So gehen Sie damit um
- Den Drei-Wege-Abgleich zu einem systemseitig erzwungenen Schritt statt einer manuellen Prüfung machen, damit er nicht unter Zeitdruck umgangen werden kann.
- Akzeptable Toleranzschwellen für Preis- und Mengenabweichungen festlegen und für jede Ausnahme oberhalb dieser Grenzen eine Genehmigung vorschreiben.
- Sicherstellen, dass Wareneingangsdokumente bei der Lieferung zeitnah und genau erstellt werden.
- Ausnahmequoten regelmäßig überprüfen; ein steigender Wert signalisiert nachlassende Prozessdisziplin.
- Diskrepanzen zeitnah beheben, um Verzugszinsen zu vermeiden, während fehlerhafte Rechnungen unbezahlt bleiben.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen zu diesem Begriff.