Uzgodnienie trójstronne (three-way matching)

Definicja

Uzgodnienie trójstronne porównuje trzy dokumenty — zamówienie, potwierdzenie odbioru towaru lub usługi oraz fakturę dostawcy — przed zwolnieniem płatności. Pomaga wykryć i ograniczyć ryzyko zawyżenia faktury, podwójnych faktur i zapłaty za niedostarczone towary, a także jest kluczową kontrolą w procure-to-pay i podczas audytu.

Przykład

Faktura na 100 sztuk zostaje wstrzymana, ponieważ rejestracja odbioru pokazuje dostawę tylko 90 sztuk; płatność następuje po wyjaśnieniu rozbieżności.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Pominięcie uzgodnienia trójstronnego zwiększa ryzyko strat finansowych w zakupach: trudno odzyskać zawyżone kwoty, podwójne płatności i zapłatę za towary, których nigdy nie odebrano. Może też prowadzić do płatności bez wystarczającego udokumentowania i słabszego śladu audytowego. Brak kontroli uzgodnienia może osłabić kontrolę wewnętrzną, a powtarzające się luki mogą zwiększać ryzyko oszustwa.

Jak tym zarządzać

• Uczyń uzgodnienie trójstronne krokiem wymuszanym przez system, a nie ręcznym przeglądem, aby nie można było go ominąć pod presją czasu.
• Ustal dopuszczalne poziomy tolerancji dla odchyleń ceny i ilości i wymagaj zatwierdzenia każdego wyjątku powyżej tych progów.
• Zadbaj, aby rejestracje odbioru powstawały szybko i poprawnie przy dostawie.
• Regularnie przeglądaj częstotliwość odchyleń; rosnąca częstotliwość sygnalizuje słabszą zgodność procesową.
• Szybko rozwiązuj odchylenia, aby uniknąć opłat za opóźnienie i zatrzymać błędne faktury do kontroli przed płatnością. Wewnętrzne wstrzymanie płatności nie uchyla zobowiązań umownych do zapłaty.