Inkoopaudit

Definitie

Een inkoopaudit onderzoekt of inkoopactiviteiten het beleid volgen, waar voor hun geld leveren en aan wettelijke en contractuele verplichtingen voldoen. Doorgaans worden steekproeftransacties, leveranciersselectie, functiescheiding en contractnaleving getoetst en worden bevindingen en verbeteracties aan het management gerapporteerd.

Voorbeeld

Een interne audit constateert dat 15% van de orders concurrerende sourcing omzeilde, wat leidt tot strakkere goedkeuringsdrempels.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Inkoop zonder regelmatig audittoezicht accumuleert beleidsafwijkingen, ongedocumenteerde leveranciersafspraken en onopgemerkte fraude over tijd. Wanneer een externe audit deze activiteiten uiteindelijk beoordeelt, kunnen de bevindingen wezenlijk zijn en leiden tot herzieningen, regelgevingssancties of reputatieschade. De afwezigheid van traceerbare dossiers is doorgaans wat een probleem tot een crisis maakt.

Hoe u dit beheert

• Documenteer elke sourcingbeslissing en goedkeuring zodat auditsporen beschikbaar zijn zonder reconstructie.
• Scheid functies tussen de aanvrager, goedkeurder, inkooporderuitgever en betalingsautorisator.
• Voer elk kwartaal interne steekproeven uit op een steekproef van transacties, niet alleen bij formele auditperiodes.
• Houd een actueel contractregister bij zodat auditors snel kunnen bevestigen wat gecontracteerd is ten opzichte van wat wordt uitgegeven.
• Implementeer bevindingen snel en volg afsluiting bij zodat hetzelfde probleem niet terugkeert in de volgende auditcyclus.