Exitplan

Definitie

Een exitplan is het operationele document, doorgaans vereist door een exitclausule, dat de concrete stappen, planning, verantwoordelijkheden en op te leveren resultaten beschrijft voor de overgang van een dienst naar een opvolgende leverancier of terug naar de klant. Het omvat doorgaans kennisoverdracht, datamigratie, teruggave van apparatuur, ontmanteling en acceptatiecriteria. Het actueel houden van een exitplan tijdens de looptijd vermindert verstoring en afhankelijkheidsrisico bij beëindiging.

Voorbeeld

Partijen actualiseren het exitplan jaarlijks, zodat bij beëindiging de datamigratie binnen twee weken kan starten.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Een exitplan dat nooit wordt bijgewerkt wordt waardeloos: systemen, personeel en datastructuren veranderen tijdens de looptijd, en een verouderd plan bij het moment van exit veroorzaakt transitievertraging en geschillen over wat verschuldigd is. Zonder werkend exitplan groeit de operationele afhankelijkheid van de klant op de leverancier ongecontroleerd, waardoor een geplande overdracht verandert in een noodsituatie.

Hoe u dit beheert

• Verplicht het exitplan binnen de eerste drie maanden van het contract op te stellen en minstens jaarlijks bij te werken.
• Neem acceptatiecriteria op in het plan zodat beide partijen het eens zijn over wat een voltooide overdracht inhoudt.
• Test het plan periodiek met een simulatie of walkthrough om te bevestigen dat het uitvoerbaar blijft.
• Koppel het exitplan aan de vervaldatum of tussentijdse-beëindigingsmijlpaal van het contract, zodat het wordt beoordeeld voordat de exit wordt getriggerd.