RFP/RFQ
Formele documenten waarmee leveranciers worden uitgenodigd om oplossingen voor te stellen (RFP) of prijzen op te geven (RFQ) voor een vastgestelde behoefte.
Definitie
Een Request for Proposal (RFP) vraagt leveranciers te beschrijven hoe zij een probleem zouden oplossen, waarbij aanpak, kwaliteit en prijs worden gewogen. Een Request for Quotation (RFQ) vraagt concurrerende prijzen voor duidelijk gespecificeerde goederen of diensten. Beide structureren het inkoopproces zodat aanbiedingen vergelijkbaar blijven en de gunning kan worden onderbouwd.
Voorbeeld
Een retailer stuurt een RFQ naar drie logistieke dienstverleners voor een vast aantal pallets en daarna een RFP voor een meerjarige magazijninrichting.
Waarom dit een bedrijfsrisico is
Een slecht afgebakende RFP of RFQ levert onvergelijkbare biedingen op, waardoor een eerlijke gunning niet te onderbouwen is en de procedure vatbaar wordt voor bezwaar. Voornaamste risico's zijn het onvoldoende specificeren van eisen, wat na gunning scopecreep uitlokt, en het niet vastleggen van de beoordeling, waardoor de organisatie kwetsbaar is bij audits of geschillen.
Hoe u dit beheert
- Stel eisen nauwkeurig vast voordat het document wordt verstuurd, zodat alle leveranciers op dezelfde scope reageren.
- Gebruik gewogen scoringscriteria en leg de evaluatiescores vast ter onderbouwing van de gunningsbeslissing.
- Bewaar het verstuurde document, alle leveranciersreacties en de gunningsredenering op één plek.
- Zorg dat het resulterende contract de winnende aanbieding weerspiegelt om afwijkingen bij uitvoering te voorkomen.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over dit begrip.