RFP / RFQ
Formelle Dokumente, mit denen Lieferanten aufgefordert werden, Lösungen vorzuschlagen (RFP) oder Preise anzubieten (RFQ) für einen definierten Bedarf.
Definition
Ein Request for Proposal (RFP) fordert Lieferanten auf zu beschreiben, wie sie ein Problem lösen wurden, wobei Ansatz, Qualität und Preis gewichtet werden. Ein Request for Quotation (RFQ) holt Wettbewerbspreise für klar spezifizierte Waren oder Dienstleistungen ein. Beide strukturieren den Beschaffungsprozess so, dass Angebote vergleichbar bleiben und die Vergabe begründet werden kann.
Beispiel
Ein Einzelhandler sendet einen RFQ an drei Logistikdienstleister für ein festes Palettenvolumen und danach einen RFP für einen mehrjährigen Lagerausbau.
Warum dies ein Geschäftsrisiko ist
Ein schlecht abgegrenzter RFP oder RFQ liefert unvergleichbare Angebote, sodass eine faire Vergabe nicht begründbar ist und das Verfahren anfechtbar wird. Hauptrisiken sind die ungenaue Spezifikation von Anforderungen, die nach Vergabe Leistungsausweitungen einladt, und das fehlende Dokumentieren der Bewertung, das die Organisation bei Prüfungen oder Streitigkeiten angreifbar macht.
So gehen Sie damit um
- Anforderungen vor der Herausgabe des Dokuments prazise festlegen, damit alle Lieferanten auf denselben Leistungsumfang antworten.
- Gewichtete Bewertungskriterien verwenden und die Bewertungspunkte dokumentieren, um die Vergabeentscheidung zu untermauern.
- Das versandte Dokument, alle Lieferantenantworten und die Vergabebegrundung gemeinsam an einem Ort aufbewahren.
- Sicherstellen, dass der resultierende Vertrag das Gewinnangebot widerspiegelt, um Abweichungen bei der Ausführung zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen zu diesem Begriff.