RFP / RFQ
Formella dokument som bjuder in leverantörer att föreslå lösningar (RFP) eller lämna prisförslag (RFQ) för ett definierat behov.
Definition
En Request for Proposal (RFP) ber leverantörer beskriva hur de skulle lösa ett problem, där tillvägagångssätt, kvalitet och pris vägs in i bedömningen. En Request for Quotation (RFQ) efterfrågar konkurrenskraftiga priser för tydligt specificerade varor eller tjänster. Båda strukturerar inköpsprocessen så att anbuden förblir jämförbara och att tilldelningen kan motiveras.
Exempel
En återförsäljare skickar en RFQ till tre logistikleverantörer för en fast pallvolym och därefter en RFP för ett flerårigt projekt för att inreda och utrusta ett lager.
Varför detta är en affärsrisk
En dåligt avgränsad RFP eller RFQ leder till ojämförbara anbud, vilket gör det omöjligt att motivera en rättvis tilldelning och utsätter processen för ifrågasättanden. De viktigaste riskerna är för löst specificerade krav, vilket öppnar för att omfattningen växer efter tilldelningen, och att utvärderingen inte dokumenteras, vilket gör organisationen sårbar vid revisioner eller tvister.
Så hanterar du det
- Definiera kraven exakt innan dokumentet skickas ut, så att alla leverantörer svarar på samma omfattning.
- Använd viktade utvärderingskriterier och dokumentera poängen för att stödja tilldelningsbeslutet.
- Lagra det utskickade dokumentet, alla leverantörssvar och motiveringen till tilldelningen tillsammans på ett ställe.
- Säkerställ att det resulterande avtalet återspeglar det vinnande anbudet för att undvika bristande överensstämmelse under genomförandet.
Vanliga frågor
Vanliga frågor om denna term.