Ontslag met wederzijds goedvinden: wat legt u vast?

Ontslag met wederzijds goedvinden betekent dat werkgever en werknemer samen afspreken hoe en wanneer het dienstverband eindigt. Daar hoort niet altijd een vergoeding bij. Neem een marketingmanager bij een webwinkel in Utrecht. De werkgever stelt voor om uit elkaar te gaan, en zij stemt in. Ze spreken een einddatum af, vrijstelling van werk in de laatste maand, het inleveren van laptop en pas, en de tekst van het getuigschrift. Er is geen vergoeding. Leggen zij dit vast in een beëindigingsovereenkomst, dan mag de werknemer die in Nederland binnen 14 dagen zonder opgaaf van redenen ontbinden [1].

Deze gids behandelt het beëindigen van een arbeidsovereenkomst in overleg in Nederland, onder het Burgerlijk Wetboek (BW) en de Werkloosheidswet (WW). Het is algemene informatie, geen juridisch advies. Een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of uw arbeidsovereenkomst kan aanvullende afspraken bevatten. Het gaat hier om arbeidsrecht, niet om afspraken tussen partners die uit elkaar gaan.

De Engelstalige versie behandelt het Amerikaanse separation agreement onder Amerikaans federaal recht. Die regels gelden niet in Nederland.

Vertrek in overleg: doel en toepassingen

Het doel is een voorspelbaar vertrek. Beide partijen weten wanneer het dienstverband eindigt, wat ieder nog moet doen en welke afspraken daarna blijven gelden. Zonder schriftelijke afspraak staan die antwoorden verspreid over e-mails, regelingen en herinneringen.

In Nederland zijn er drie gangbare routes waarbij de werknemer instemt met het einde:

• Beëindiging met wederzijds goedvinden. Werkgever en werknemer sluiten een overeenkomst die het dienstverband beëindigt. Die is alleen geldig als zij schriftelijk is aangegaan [1]. In de praktijk heet zij vaststellingsovereenkomst. Ondernemersplein beschrijft haar als het bewijs van wat u samen afspreekt, als u als werkgever voorstelt het contract te beëindigen en uw werknemer instemt [4].
• Opzegging met schriftelijke instemming. De werkgever zegt op en de werknemer stemt daar schriftelijk mee in. Zonder die instemming, of toestemming van UWV of een andere uitzondering in de wet, kan de werkgever in Nederland niet rechtsgeldig opzeggen [1].
• Opzegging door de werknemer. De werknemer neemt zelf ontslag. Volgens Ondernemersplein hoort daar geen vaststellingsovereenkomst bij [4]. Afspraken over overdracht, inleveren van eigendommen of een getuigschrift kunt u wel schriftelijk vastleggen.

Veelvoorkomende aanleidingen zijn een reorganisatie, een verstoorde arbeidsverhouding, een vertrek dat beide partijen willen, of het afronden van een geschil. Bij langdurige ziekte van meer dan 2 jaar kunt u het contract volgens Ondernemersplein ook in overleg beëindigen met een vaststellingsovereenkomst [4].

Vertrekafspraken versus ontslagvergoeding

Elk vertrek met een vergoeding is een vertrek in overleg. Niet elk vertrek in overleg heeft een vergoeding. Het verschil zit in de kern van de afspraak.

	Vertrek in overleg (deze gids)	Vaststellingsovereenkomst met vergoeding
Reikwijdte	Elke afgesproken beëindiging, met of zonder geld	Een beëindiging rond een ontslagvergoeding
Kern van de afspraak	Einddatum, overdracht, eigendommen, getuigschrift, geheimhouding	Hoogte, berekening, belasting en betaling van de vergoeding
Typische aanleiding	Wederzijds goedvinden, opzegging met instemming, eigen ontslag	Reorganisatie of vertrek op voorstel van de werkgever

Is een vergoeding onderdeel van de afspraak, dan verdienen het bedrag, de berekening, de wettelijke transitievergoeding en de belasting eigen aandacht. Die onderwerpen staan in de Contracko-gids wat is een vaststellingsovereenkomst. Deze gids herhaalt ze niet.

Een eerder ontslagvergoedingsbeding is weer iets anders. Het staat meestal in een arbeidsovereenkomst of sociaal plan en zegt wat de werknemer krijgt als het dienstverband op een bepaalde manier eindigt. Leg in de vertrekafspraak vast of dat beding geldt, vervalt of wordt vervangen. De begrippenlijst over clausules legt uit hoe één bepaling zo'n voorwaarde kan bevatten.

Vertrek in overleg: partijen

Twee partijen tekenen. Een paar anderen bepalen mee wat erin staat.

De werkgever. Gebruik de juridische entiteit die de werknemer in dienst had. In een concern is dat niet altijd de moedermaatschappij of de merknaam. De ondertekenaar moet bevoegd zijn die entiteit te binden.

De werknemer. De werknemer stemt in met het einde en neemt soms doorlopende afspraken op zich, zoals geheimhouding. Voor één groep werkt de bedenktermijn anders. In Nederland geldt die niet voor de bestuurder van een rechtspersoon als herstel van zijn arbeidsovereenkomst op grond van Boek 2 BW niet mogelijk is [1]. Hetzelfde geldt voor een bestuurder van een vergelijkbare buitenlandse rechtspersoon [1].

De adviseur van de werknemer. Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) wijst erop dat de werknemer advies kan vragen bij een advocaat, een vakbond of een rechtsbijstandsverzekeraar [5]. Is de werknemer ziek, dan is juridisch advies volgens UWV extra verstandig, omdat hij na het ontslag misschien geen recht op een uitkering heeft [5].

Overheidsinstanties. Zij tekenen niet, maar beïnvloeden de inhoud. UWV beoordeelt later het recht op een WW-uitkering. Daarbij tellen de einddatum en de vraag wie het initiatief nam [2] [4]. De Wet bescherming klokkenluiders begrenst wat een geheimhoudingsbeding mag regelen [3].

Vertrek in overleg: belangrijkste afspraken

Ondernemersplein noemt wat in een vaststellingsovereenkomst in ieder geval moet staan. Dat zijn onder meer de namen, dat u het einde voorstelt en waarom, en dat het ontslag niets te maken heeft met het gedrag van de werknemer. Ook de einddatum, wat er nog wordt uitbetaald en ten minste 2 weken bedenktijd horen erin [4]. Hieronder staan de afspraken die het meeste werk doen, met de betaling kort gehouden.

Einddatum en route. De laatste dag van het dienstverband, en of het gaat om wederzijds goedvinden, opzegging met instemming of eigen ontslag. Ondernemersplein schrijft dat de opzegtermijn uit het contract ook geldt bij een vaststellingsovereenkomst [4]. In Nederland is de wettelijke opzegtermijn voor de werkgever één tot vier maanden, afhankelijk van de duur van het dienstverband [1].

Initiatief en reden. Schrijf duidelijk op dat het voorstel van de werkgever komt, als dat zo is. Doet u dat niet, dan heeft de werknemer volgens Ondernemersplein mogelijk geen recht op een WW-uitkering [4].

Eindafrekening en vakantiedagen. Openstaand loon is hoe dan ook verschuldigd. Heeft de werknemer bij het einde nog vakantiedagen tegoed, dan heeft hij in Nederland recht op uitbetaling daarvan [1]. Een uitzondering geldt als een cao of overheidsregeling met vakantiebonnen of een fonds werkt [1]. Leg de datum van de eindafrekening vast.

Vergoeding, als die er is. Een ontslagvergoeding is niet verplicht bij wederzijds goedvinden. UWV schrijft dat de werknemer na een vaststellingsovereenkomst geen transitievergoeding krijgt, maar dat partijen wel een andere vergoeding kunnen afspreken [5]. Voor bedrag, berekening en belasting, zie de gids over de vaststellingsovereenkomst.

Vrijstelling van werk. Of de werknemer tot de einddatum werkt, of wordt vrijgesteld met doorbetaling van loon. Noem wat er gebeurt met opbouw van vakantiedagen tijdens de vrijstelling.

Bedenktermijn. De werknemer mag een beëindigingsovereenkomst in Nederland binnen 14 dagen na totstandkoming ontbinden, zonder opgaaf van redenen en met een schriftelijke verklaring aan de werkgever [1]. De werkgever moet dit recht in de overeenkomst vermelden. Doet hij dat niet, dan is de termijn drie weken [1]. Bij opzegging met instemming geldt een vergelijkbaar herroepingsrecht van 14 dagen. Wijst de werkgever de werknemer daar niet uiterlijk twee werkdagen na de instemming schriftelijk op, dan is die termijn drie weken [1]. Een beding dat deze rechten uitsluit of beperkt, is nietig [1].

Getuigschrift en referentie. In Nederland moet de werkgever bij het einde van de arbeidsovereenkomst op verzoek een getuigschrift geven [1]. Daarin staan onder meer de aard van het werk en de begin- en einddatum. Hoe de werknemer zijn werk deed en hoe het contract eindigde, staat er alleen op verzoek van de werknemer in [1]. Spreek daarnaast af wie referentievragen beantwoordt en met welke tekst.

Inleveren van bedrijfseigendommen. Laptop, telefoon, pas, documenten en gegevens, elk met een datum en een contactpersoon. Regel ook het verwijderen van bedrijfsgegevens van privéapparaten als dat speelt.

Geheimhouding. Veel afspraken houden de inhoud of bedrijfsinformatie vertrouwelijk. Onder de Nederlandse Wet bescherming klokkenluiders is elk beding nietig voor zover het het recht beperkt of ontneemt om volgens die wet een vermoeden van een misstand te melden of openbaar te maken [3]. Die regel geldt niet als een wettelijk voorschrift het beding vereist, en niet voor bedingen van vóór de inwerkingtreding van dat artikel [3]. Een compliance-clausule die beschermde meldingen uitzondert, is de gebruikelijke manier om dit te regelen.

Negatieve uitlatingen. Dit bepaalt wat elke partij over de ander mag zeggen. Een eenzijdige afspraak bindt alleen de werknemer. Een wederzijdse afspraak noemt meestal de leidinggevenden van wie de uitlatingen meetellen. Dezelfde uitzondering voor meldingen van misstanden geldt.

Overdracht en medewerking. Wat de werknemer vóór de einddatum overdraagt, en of hij later helpt bij een geschil, met grenzen aan tijd en kosten.

Finale kwijting. Vaak verklaren partijen dat zij na uitvoering niets meer van elkaar te vorderen hebben. Noem wat daarbuiten valt, zoals de eindafrekening en pensioenaanspraken.

Concurrentiebeding. Een vertrekafspraak kan een bestaand beding bevestigen of laten vervallen. In Nederland is een concurrentiebeding alleen geldig in een contract voor onbepaalde tijd, schriftelijk overeengekomen met een meerderjarige werknemer [1]. In een tijdelijk contract mag het alleen met een schriftelijke motivering van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen [1]. De rechter kan het beding geheel of gedeeltelijk vernietigen als het de werknemer onbillijk benadeelt [1].

Toepasselijk recht en volledige overeenkomst. Deze bepalen dat Nederlands recht geldt en dat het document eerdere afspraken vervangt. Doorlopende verplichtingen, zoals een bestaande geheimhoudingsafspraak, blijven bestaan als u dat opschrijft.

Zoekt u een startpunt, dan zet het sjabloon voor een separation agreement deze onderdelen op volgorde. Pas het aan op het Nederlandse recht.

Data en momenten in de levenscyclus

Een vertrekafspraak lijkt een eenmalig document. Toch heeft zij een korte en strikte contractlevenscyclus. De meeste problemen ontstaan rond data.

Moment	Wat het regelt	Regel in Nederland
Voorstel van de werkgever	Begin van het overleg	De werknemer hoeft niet akkoord te gaan [4]
Ondertekening of instemming	Start van de bedenktermijn	14 dagen, of drie weken als de werkgever het recht niet vermeldt [1]
Einde bedenktermijn	De afspraak staat vast	Ontbinding of herroeping alleen schriftelijk binnen de termijn [1]
Laatste werkdag	Loon, vakantiedagen en eindafrekening	Houd rekening met de opzegtermijn [4]
Eerste mogelijke WW-dag	Begin van de uitkering	Geen WW zolang de opzegtermijn van de werkgever niet is verstreken [2]
Einddatum dienstverband	Getuigschrift op verzoek	De werkgever geeft het bij het einde [1]
Inleverdatum eigendommen	Teruggave door de werknemer	Volgens de afspraak
Einde concurrentiebeding	Vervallen van het beding	Volgens de afspraak en artikel 7:653 BW [1]

Twee details in de Nederlandse wet zijn makkelijk te missen. Ontbindt de werknemer de beëindigingsovereenkomst, en sluiten partijen binnen zes maanden opnieuw zo'n overeenkomst, dan geldt er geen nieuwe bedenktermijn [1]. En eindigt een tijdelijk contract tussentijds met wederzijds goedvinden zonder schriftelijk tussentijds opzegbeding, dan is er in Nederland geen recht op WW tot de oorspronkelijke einddatum [2].

De levenscyclus eindigt niet op de laatste werkdag. Geheimhouding, een concurrentiebeding en medewerkingsplichten lopen vaak langer door. De Contracko-handleiding over contractdatums laat zien hoe begin-, eind- en opzegdata worden opgeslagen, zodat ze herinneringen kunnen aansturen.

Risico's en veelgemaakte fouten

De meeste vertrekafspraken gaan mis op het proces, niet op de formulering. Behandel deze punten als onderdeel van contractrisicobeheer.

Alleen aan geld denken. Ook een vertrek zonder vergoeding vraagt om afspraken over einddatum, eigendommen, getuigschrift en geheimhouding. Ontbreken die, dan ontstaat later discussie over een laptop, een referentie of een concurrentiebeding.

De bedenktermijn niet vermelden. Dan krijgt de werknemer in Nederland drie weken in plaats van 14 dagen [1].

Het initiatief onduidelijk laten. Instemmen met een beëindiging door of op verzoek van de werkgever leidt op zichzelf niet tot verwijtbare werkloosheid onder de Nederlandse WW [2]. Eindigt het dienstverband door of op verzoek van de werknemer, terwijl voortzetting redelijkerwijs van hem kon worden gevergd, dan is hij wel verwijtbaar werkloos [2].

Een te vroege einddatum. De werknemer krijgt in Nederland geen WW zolang de opzegtermijn van de werkgever niet is verstreken [2]. UWV adviseert daarom ook afspraken te maken over de opzegtermijn [5].

Een te ruim geheimhoudingsbeding. Voor zover het beding het melden van een vermoeden van een misstand volgens de Wet bescherming klokkenluiders beperkt, is het nietig [3].

Vage afspraken over de referentie. "De werkgever geeft een positieve referentie" geeft niemand een tekst. Noem de contactpersoon en spreek de woorden af.

De papieren kwijtraken. Een afspraak heeft alleen waarde als u de getekende versie kunt tonen en de data kunt aantonen. Een gratis tool voor contractanalyse helpt ontbrekende bepalingen in een concept te vinden. Het vervangt geen arbeidsrechtadvocaat.

Checklist voor contractbeheer

Gebruik deze lijst voor elke vertrekafspraak die uw organisatie sluit.

Vastleggen

• Juridische entiteit van de werkgever, naam en functie van de werknemer, en de route van het vertrek.
• Einddatum, wie het initiatief nam en de reden van het voorstel.
• Duur van het dienstverband en de opzegtermijn die voor de werkgever geldt.
• Eindafrekening, openstaande vakantiedagen en eventuele vrijstelling van werk.
• Een eventuele vergoeding, en het eerdere ontslagvergoedingsbeding of sociaal plan als dat bestaat.
• Datum van ondertekening of instemming, en het einde van de bedenktermijn.
• Afgesproken tekst voor getuigschrift en referentie, en de contactpersoon.
• Doorlopende verplichtingen: geheimhouding, negatieve uitlatingen, medewerking, concurrentiebeding en inleveren van eigendommen.

In de agenda zetten

• Het einde van de bedenktermijn (14 dagen, of drie weken als het recht niet is vermeld).
• De laatste werkdag en de datum van de eindafrekening.
• De inleverdatum van bedrijfseigendommen.
• Het einde van elk concurrentiebeding en elke medewerkingsplicht.

Periodiek controleren

• Controleer vóór elke reorganisatie of uw standaardafspraak nog past bij de regels voor bedenktermijn en WW.
• Laat eens per jaar een jurist uw geheimhoudings-, kwijtings- en uitlatingsbepalingen toetsen aan het geldende Nederlandse recht.
• Controleer elk kwartaal of doorlopende verplichtingen aan beide kanten zijn nagekomen.

Vertrekafspraken bevatten persoonlijke en gevoelige informatie, dus de opslag telt net zo zwaar als de data. Een centrale opslagplaats, zoals beschreven in de gids over een contractrepository, houdt getekende versies en bijlagen bij elkaar. Contracko gebruikt kunstmatige intelligentie (AI) om contractgegevens te extraheren, zoals partijen en data. Zo hoeft u het einde van de bedenktermijn en de einddata van bedingen niet met de hand over te typen. U kunt per contract meerdere herinneringen bij afloop instellen, en toegangsbeheer helpt om personeelsdossiers alleen voor de juiste mensen zichtbaar te houden. U kunt het uitproberen met een gratis proefperiode.

Bronnen

[1] Overheid.nl, Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikelen 7:639, 7:653, 7:656, 7:670b, 7:671, 7:672 en 7:900 (schriftelijke vorm, bedenktermijn, opzegging met instemming, opzegtermijnen, getuigschrift en concurrentiebeding). wetten.overheid.nl/BWBR0005290

[2] Overheid.nl, Werkloosheidswet, artikelen 19 en 24 (geen WW tijdens de fictieve opzegtermijn en verwijtbare werkloosheid). wetten.overheid.nl/BWBR0004045

[3] Overheid.nl, Wet bescherming klokkenluiders, artikel 17h (nietigheid van bedingen die het melden van een misstand beperken). wetten.overheid.nl/BWBR0037852

[4] Ondernemersplein, Vaststellingsovereenkomst opstellen (verplichte inhoud, opzegtermijn en bedenktijd). ondernemersplein.overheid.nl/personeel/ontslaan/vaststellingsovereenkomst-opstellen

[5] UWV, Wanneer kan een werknemer worden ontslagen (geen transitievergoeding na een vaststellingsovereenkomst, opzegtermijn en advies). uwv.nl/nl/ontslag/werknemer-ontslaan

De afbeeldingen in dit artikel zijn gegenereerd met behulp van AI.