Contractdatums en automatische verlengingen

Contractdatums in Contracko helpen u om te volgen wanneer overeenkomsten aflopen, wanneer ze verlengen en wanneer u op tijd moet opzeggen. Het systeem ondersteunt zowel contracten met een einddatum die automatisch verlengen, als doorlopende contracten zonder einddatum.

Contracten met einddatum vs. doorlopende contracten

Contracten in Contracko kunnen worden ingesteld als contracten met einddatum of als doorlopende contracten:

Contracten met einddatum hebben een specifieke einddatum. Dit is gebruikelijk voor:

• Softwareabonnementen (maandelijks of jaarlijks)
• Diensten met vaste looptijd
• Huurcontracten met verlengingsvoorwaarden
• NDA's met einddatum

Doorlopende contracten hebben geen specifieke einddatum, bijvoorbeeld:

• Doorlopende leveranciersrelaties
• Arbeidsovereenkomsten zonder eindtermijn
• Permanente licenties

Als u een contract met einddatum toevoegt, stelt u ook in hoe verlenging en opzegging werken.

Auto-verlenging instellen

Auto-verlenging betekent dat het contract automatisch wordt verlengd tenzij u het actief opzegt.

Zo stelt u auto-verlenging in:

1. Open het contract in de editor
2. Vul de Einddatum in van de huidige termijn
3. Zet Auto-verlenging aan
4. Stel de Verlengingsperiode in, bijvoorbeeld:
   • Maandelijks - verlengt elke maand op dezelfde dag
   • Aangepaste dagen - geef een exact aantal dagen op (bijv. 28 dagen)
   • Jaarlijks - verlengt ieder jaar op dezelfde datum

Voor softwareabonnementen komt de verlengingsperiode meestal overeen met uw facturatiecyclus. Betaalt u maandelijks, kies dan maandelijks. Betaalt u jaarlijks, kies dan jaarlijks.

Opzegtermijn configureren

De opzegtermijn is de deadline waarop u de tegenpartij moet informeren als u wilt opzeggen of heronderhandelen.

Veelvoorkomende opzegtermijnen:

• Softwareabonnementen: 1 dag (u kunt vaak direct opzeggen via de aanbieder)
• NDA's en dienstencontracten: 1-3 maanden
• Huurcontracten: 2-3 maanden
• Contracten met hoge waarde: 3-6 maanden of langer

Zo stelt u de opzegtermijn in:

1. Zoek in de editor het veld Opzegtermijn
2. Vul de duur in ten opzichte van de einddatum
3. Sla het contract op

Contracko herinnert u wanneer de opzegtermijn nadert, zodat u de deadline niet mist.

Hoe automatische datums verschuiven

Wanneer een contract met auto-verlenging de einddatum bereikt, schuift Contracko alle relevante datums automatisch vooruit met dezelfde verlengingsperiode.

Voorbeeld met maandelijkse verlenging:

• Huidige termijn: 1 oktober - 31 oktober
• Op 31 oktober: contract wordt automatisch bijgewerkt naar 1 november - 30 november
• Opzegtermijn verschuift mee

Zo blijft uw contractoverzicht actueel zonder handmatige updates. U kunt de komende datums bekijken in de kalender om te zien wanneer contracten verlengen.

Voorbeeld: softwareabonnement instellen

Een volledig voorbeeld voor een typisch softwareabonnement:

Spotify business abonnement:

• Startdatum: 1 oktober 2025
• Einddatum: 31 oktober 2025
• Auto-verlenging: Aan
• Verlengingsperiode: Maandelijks
• Opzegtermijn: 1 dag voor de einddatum
• Waarde: $1.000/jaar, maandelijks gefactureerd

Dit betekent:

• Het contract verlengt automatisch elke maand
• U moet minimaal 1 dag voor 31 oktober opzeggen om kosten voor november te voorkomen
• Op 1 november schuiven alle datums automatisch een maand door

Tips

Koppel de verlengingsperiode aan uw facturatiecyclus - als u maandelijks betaalt, kies maandelijks. Als u jaarlijks betaalt, kies jaarlijks. Zo sluit u tracking aan op uw werkelijke kosten.

Gebruik realistische opzegtermijnen - voor software die u direct kunt opzeggen is 1 dag genoeg. Voor onderhandelde contracten volgt u de daadwerkelijke clausule.

Controleer maandelijks uw kalender - check aan het begin van de maand de einddatums en opzegtermijnen zodat u op tijd kunt handelen.