Polityka zakupowa

Definicja

Polityka zakupowa ustala — w granicach obowiązującego prawa i innych wiążących regulacji — obowiązkowe zasady zakupów: uprawnienia do zatwierdzania, progi kwotowe, wymogi konkurencyjnego wyboru oraz standardy dotyczące konfliktu interesów i zrównoważonego rozwoju. Standaryzuje sposoby pracy, ogranicza zakupy poza ustalonymi procedurami i daje punkt odniesienia, za pomocą którego audyt zakupowy może badać zgodność.

Przykład

Polityka wymaga co najmniej trzech ofert przy zakupach powyżej 25 000 euro i zakazuje przyjmowania od dostawców prezentów o wartości powyżej 50 euro. To przykładowy zapis wewnętrznej polityki firmy, a nie polski próg ustawowy. Obowiązujące przepisy o zamówieniach i wymagania antykorupcyjne trzeba nadal sprawdzić, a niższa wartość nie oznacza automatycznie, że prezent jest dozwolony.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Bez jasnej polityki decyzje zakupowe zapadają w różny sposób w różnych zespołach, co może zwiększać ryzyko ustaleń audytowych i oszustw oraz prowadzić do erozji wynegocjowanych warunków z dostawcami. Polityka, która istnieje, ale nie jest stosowana, może stwarzać pozory kontroli, choć kontrola nie działa w praktyce.

Jak tym zarządzać

• Napisz politykę jasnym, nastawionym na działanie językiem i zadbaj, by wszyscy kupujący wiedzieli, gdzie ją znaleźć.
• Ustal progi kwotowe na podstawie rzeczywistych danych transakcyjnych i regularnie je przeglądaj, aby pozostawały aktualne.
• Wspieraj stosowanie polityki kontrolami systemowymi, uzupełniając je zatwierdzeniami, szkoleniami i przeglądami, zamiast polegać wyłącznie na samoocenie.
• Szkol nowych pracowników i powtarzaj szkolenie po każdej aktualizacji polityki, aby wiedza nie słabła z czasem.
• Przeglądaj i aktualizuj politykę, gdy zmieniają się progi zakupowe, przepisy lub struktura organizacji.