Audyt zakupowy

Definicja

Audyt zakupowy bada, czy działania zakupowe są zgodne z polityką, zapewniają wartość za pieniądze i spełniają wymogi prawne oraz umowne. Zwykle sprawdza próbę transakcji, wybór dostawców, podział obowiązków i zgodność z umowami, a następnie przedstawia kierownictwu ustalenia i działania naprawcze.

Przykład

Przykład hipotetyczny: audyt wewnętrzny wykazuje, że 15% zamówień ominęło konkurencyjny wybór dostawcy, co prowadzi do zaostrzenia progów zatwierdzania.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Zakupy bez regularnego nadzoru audytowego mogą z czasem prowadzić do większej liczby odstępstw od polityki i nieudokumentowanych uzgodnień z dostawcami, a nieprawidłowości mogą pozostać niewykryte. Gdy późniejszy audyt zewnętrzny zbada działania, ewentualne istotne ustalenia i konsekwencje, takie jak korekty, sankcje organów czy szkoda wizerunkowa, zależą od tego, co faktycznie zostanie wykryte i jakie wymogi obowiązują. Brak śladu udokumentowanych działań często sprawia, że problem staje się kryzysem.

Jak tym zarządzać

• Dokumentuj każdą decyzję o zakupie i wyborze dostawcy oraz każde zatwierdzenie, aby ślad audytowy był dostępny bez konieczności odtwarzania go.
• Rozdziel obowiązki między zamawiającego, zatwierdzającego, wystawiającego zamówienie i zatwierdzającego płatność.
• Przeprowadzaj wewnętrzne kontrole wyrywkowe próby transakcji co kwartał, nie tylko przy okazji formalnego audytu.
• Utrzymuj rejestr umów w aktualności, aby audytorzy mogli szybko potwierdzić, co uzgodniono, i porównać to z rzeczywistymi wydatkami.
• Szybko wdrażaj działania na podstawie ustaleń i pilnuj ich zakończenia, aby te same problemy nie wracały w kolejnym cyklu audytowym.