Wyciek wartości

Definicja

Wyciek wartości (nazywany też wyciekiem marży) to różnica między wartością, którą organizacja wynegocjowała w umowach, a wartością, którą faktycznie realizuje. Typowe przyczyny to niewykorzystane rabaty, automatyczne przedłużenia, martwe licencje, pominięte kamienie milowe i słaby monitoring zgodności. Skuteczne zarządzanie umowami ogranicza tę lukę przez śledzenie zobowiązań i uprawnień.

Przykład

Rabat wolumenowy rzędu dziesiątek tysięcy nie zostaje nigdy wykorzystany, bo nikt nie pilnował progu rocznych zakupów u dostawcy.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Wyciek wartości trudno dokładnie zobaczyć, bo chodzi o wartość, która nie powstała, a nie o widoczny koszt. Za niewykorzystany rabat albo pominięty kredyt SLA nie przychodzi żadna faktura. Przykłady to niewykorzystane rabaty, kredyty SLA, nieużywane licencje i odnowienia bez dostatecznego przeglądu. W organizacjach z wieloma umowami z dostawcami takie wartości trudno wykryć. Automatyczne przedłużenia umów, które nie są już konkurencyjne, i dalsze płacenie za nieużywane licencje również mogą pogłębiać wyciek wartości.

Jak tym zarządzać

• Rozpisz wszystkie uprawnienia umowne — rabaty, premie, kredyty SLA i limity cenowe — w każdej umowie i zapisz je jako aktywne zobowiązania do pilnowania.
• Uzgadniaj faktury dostawców z uzgodnionymi cenami przy każdym cyklu rozliczeniowym, nie tylko przy rocznych audytach.
• Ustaw progi i zdarzenia wyzwalające, aby uprawnienia zależne od wolumenu były dochodzone automatycznie, gdy wydatki przekroczą właściwy poziom.
• Przeglądaj wszystkie umowy z automatycznym przedłużeniem przed obowiązującym ostatecznym terminem wypowiedzenia i oceń, czy warunki nadal są konkurencyjne oraz czy umowę można wypowiedzieć albo wynegocjować na nowo.
• Raz w roku przeprowadź przegląd wycieku wartości w całym portfelu umów, aby wskazać obszary o systematycznie niskim odzysku wartości.