Rejestr umów

Definicja

Rejestr umów to wiarygodny zbiór wszystkich aktywnych i historycznych umów wraz z kontrahentem, wartością umowy, okresem obowiązywania, datami odnowienia i wypowiedzenia oraz wyznaczonym opiekunem umowy. Stanowi podstawę zarządzania umowami: bez kompletnego rejestru organizacja nie może rzetelnie monitorować terminów, kosztów ani ekspozycji na ryzyko.

Przykład

Po zaimportowaniu wszystkich umów z dostawcami do jednego rejestru wychodzą na jaw trzy umowy, które od lat po cichu przedłużały się automatycznie, a nikt tego nie zauważył.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Umowy rozproszone po wątkach e-mailowych, dyskach współdzielonych i prywatnych folderach tworzą niebezpieczną lukę. Nie da się wyegzekwować tego, czego nie można znaleźć. Przegapienie ostatecznego terminu wypowiedzenia o jeden dzień może związać organizację na kolejny pełny okres umowy, a spór o zobowiązanie, którego pierwotnych warunków nie można znaleźć, stawia Cię od razu na straconej pozycji.

Jak tym zarządzać

• Zaimportuj wszystkie istniejące umowy do centralnego systemu już na początku, nawet przed uzupełnieniem metadanych, aby nic nie pozostało niewidoczne.
• Ustandaryzuj minimalny zestaw metadanych rejestrowanych od początku: kontrahent, typ umowy, wartość, data rozpoczęcia, data zakończenia i ostateczny termin wypowiedzenia.
• Wprowadź zasadę, że żadna umowa nie zostanie podpisana, dopóki nie trafi do rejestru, aby rejestr pozostawał kompletny na przyszłość.
• Raz w roku przeprowadź kontrolę kompletności rejestru na podstawie dokumentacji finansowej, aby wychwycić umowy podpisane, ale niezarejestrowane.
• Ogranicz prawa edycji, tak aby tylko wyznaczeni opiekunowie umów mogli zmieniać kluczowe metadane, chroniąc spójność rejestru.