Reclamatie

Definitie

Een reclamatie is de formele klacht van de koper dat de prestatie niet conform is. Naar Nederlands recht moet de koper binnen bekwame tijd klagen nadat hij het gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken; doet hij dat niet, dan kan hij zijn rechten verliezen. De klachtplicht berust op artikel 7:23 BW bij koop en op de algemene regel van artikel 6:89 BW bij overige prestaties.

Voorbeeld

Een koper die een verborgen gebrek ontdekt moet de verkoper binnen bekwame tijd informeren, anders riskeert hij zijn recht op herstel of prijsvermindering te verliezen.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Het missen van de reclamatietermijn is een van de meest voorkomende en vermijdbare manieren om een geldig recht te verliezen. Kopers die het melden van een gebrek uitstellen -- zelfs een ernstig gebrek -- kunnen voor een rechter staan die hun recht op remedies als vervallen beschouwt. Het risico is acuut wanneer gebreken worden ontdekt door operationeel personeel dat ze niet tijdig meldt aan de contractbeheerder.

Hoe u dit beheert

• Inspecter prestaties direct bij ontvangst en wijs een verantwoordelijke aan om elk gebrek op de dag van ontdekking aan de contractbeheerder te melden.
• Stuur de reclamatie in een duurzame, gedateerde vorm -- e-mail met ontvangstbevestiging of aangetekende brief -- zodat de datum van de klacht aantoonbaar is.
• Bewaar bewijs van het gebrek, inclusief foto's, testlogboeken en monsters, voordat herstel of sanering het bewijs kan vernietigen.
• Bewijs reclamatiedeadlines als contractverplichting naast betalings- en leveringsmijlpalen.
• Onderhandel in het contract een duidelijke, schriftelijke meldplicht met een vaste vorm en kanaal, zodat het proces voor beide partijen ondubbelzinnig is.

Juridische bronnen

• BW 7:23 Burgerlijk Wetboek: klachtplicht (koop) Nederlands recht
• BW 6:89 Burgerlijk Wetboek: algemene klachtplicht Nederlands recht

Tenzij anders aangegeven verwijzen de bronnen naar Nederlands recht (Burgerlijk Wetboek); EU-regelgeving zoals de AVG geldt in de hele EU. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Andere rechtsstelsels behandelen deze begrippen anders. Controleer de actuele tekst en uw situatie met een gekwalificeerde jurist.