Umowa zbiorcza

Definicja

Umowa zbiorcza to porozumienie zakupowe na powtarzalne potrzeby w określonym okresie i na warunkach uzgodnionych z góry. Kupujący może zgodnie z umową zobowiązać się do zakupu od jednego dostawcy, często z celem wolumenowym lub wartościowym, ale wiążący zakres i ilość zależą od tego, co umowa faktycznie stanowi. Umowa może obniżyć koszty transakcyjne i zapewnić bardziej przewidywalne warunki dostaw i cen, a poszczególne dostawy są zamawiane w miarę potrzeb. W praktyce jest blisko związana z umową ramową, ale to porównanie modeli, a niekoniecznie odrębna kategoria prawna; zakres i ilość mogą być jaśniej określone.

Przykład

Producent zawiera roczną umowę zbiorczą na zakup do 50 000 komponentów po stałej cenie za sztukę i składa co tydzień zamówienia na jej podstawie.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Jeśli umowa zbiorcza zawiera wiążący minimalny zakup, a popyt spadnie, kupujący może ponieść umowne konsekwencje niedoboru. To, jakie obowiązki zapłaty, odszkodowania lub opłaty faktycznie obowiązują, zależy od umowy, właściwego prawa i pozostałych okoliczności; nie oznacza to automatycznie zapłaty za każdy towar, który nigdy nie został zamówiony. Jeśli umowa określa górny limit wolumenu, a popyt go przekroczy, kupujący może nie mieć prawa do dodatkowych dostaw na podstawie właśnie tej umowy, choć inne warunki lub umowy mogą wpływać na sytuację. Zablokowane ceny obowiązujące długo bez mechanizmu indeksacji mogą wywierać presję na marżę dostawcy i zwiększać ryzyko niewykonania lub sporu, ale same w sobie nie usprawiedliwiają niewykonania i nie czynią indeksacji obowiązkową.

Jak tym zarządzać

• Jasno określ, czy uzgodniony wolumen jest minimum (kupujący musi zamówić co najmniej X), maksimum (dostawca nie musi dostarczyć powyżej Y) czy celem, oraz wskaż okres, jednostkę miary, co się liczy i jakie konsekwencje obowiązują.
• Rozważ uzgodnienie indeksacji ceny lub przeglądu ceny, aby utrzymać rozsądne ceny w okresie obowiązywania umowy. Wskaż właściwy punkt odniesienia, datę, wzór i ewentualne wymogi zatwierdzenia. Mechanizm nie gwarantuje uczciwej ceny. To, czy pozwala na jednostronną korektę, czy tylko na negocjacje, zależy od warunków i właściwego prawa.
• Śledź pozostałą dostępną zdolność lub pozostałe zobowiązanie minimalne osobno wobec zweryfikowanych danych o zamówieniach i daty wygaśnięcia umowy, aby zespół zakupów widział, co pozostało przed wygaśnięciem umowy.
• Co najmniej raz w roku sprawdź wewnętrznie, czy uzgodniony wolumen i ceny nadal odzwierciedlają rynek. Jeśli nie, skorzystaj z ważnego uzgodnionego mechanizmu przeglądu lub zmiany; sam przegląd nie zmienia ceny ani ilości.