Övergripande inköpsavtal

Definition

Ett övergripande inköpsavtal är en inköpsöverenskommelse för återkommande behov under en bestämd period och på villkor som avtalats i förväg. Köparen kan enligt avtalet åta sig att köpa från en leverantör, ofta med ett volym- eller värdemål, men den bindande omfattningen och kvantiteten beror på vad avtalet faktiskt anger. Avtalet kan minska transaktionskostnader och ge mer förutsägbara villkor för leveranser och priser, medan enskilda leveranser avropas efter behov. I praktiken ligger det nära ett ramavtal, men det är en jämförelse av upplägg och inte nödvändigtvis en separat juridisk avtalskategori; omfattning och kvantitet kan vara tydligare angivna.

Exempel

En tillverkare tecknar ett ettårigt övergripande inköpsavtal om att köpa upp till 50 000 komponenter till ett fast styckpris och gör veckovisa avrop enligt avtalet.

Varför detta är en affärsrisk

Om ett övergripande inköpsavtal innehåller ett bindande minimiinköp och efterfrågan blir lägre kan köparen få avtalsenliga konsekvenser för underskottet. Vilka betalnings-, skadestånds- eller avgiftsskyldigheter som faktiskt gäller beror på avtalet, tillämplig rätt och övriga omständigheter; det innebär inte automatiskt betalning för varje vara som aldrig beställts. Om avtalet anger ett högsta volymtak och efterfrågan överstiger det kan köparen sakna rätt till ytterligare leveranser enligt just det avtalet, även om andra villkor eller avtal kan påverka saken. Låsta priser som gäller länge utan en indexeringsmekanism kan pressa leverantörens marginal och öka risken för utebliven prestation eller tvist, men de ursäktar inte i sig utebliven prestation och gör inte indexering obligatorisk.

Så hanterar du det

• Ange tydligt om den avtalade volymen är ett minimum (köparen måste beställa minst X), ett maximum (leverantören behöver inte leverera över Y) eller ett mål, och specificera perioden, måttenheten, vad som räknas samt vilka konsekvenser som gäller.
• Överväg att avtala om prisindexering eller prisöversyn för att kunna hålla prissättningen rimlig under avtalstiden. Ange tillämplig referens, datum, formel och eventuella krav på godkännande. Mekanismen garanterar inte ett rättvist pris. Om den medger ensidig justering eller endast förhandling beror på villkoren och tillämplig rätt.
• Följ upp återstående kapacitet eller kvarvarande minimiåtagande separat mot verifierade orderuppgifter och avtalets utgångsdatum, så att inköpsteamet ser vad som återstår innan avtalet löper ut.
• Granska minst en gång per år internt om den avtalade volymen och prissättningen fortfarande speglar marknaden. Använd en giltig avtalad översyns- eller ändringsmekanism om villkoren inte längre gör det; själva granskningen ändrar inte pris eller kvantiteter.