Acceptansprotokoll

Definition

Ett acceptansprotokoll (eller en leveransrapport) dokumenterar när en entreprenör överlämnar arbetet och kunden tar emot det, och innehåller ofta kvarstående fel som ska avhjälpas inom en bestämd tid. Protokollet kan få betydelse för när risk, garantitid och villkor för betalning eller innehållna medel börjar gälla, men följderna beror på det aktuella avtalet och tillämpliga regler. Det finns inte någon enda generell lagbestämmelse som styr alla sådana protokoll.

Exempel

I ett tänkt exempel undertecknar parterna vid överlämningen ett acceptansprotokoll med tre mindre brister som entreprenören enligt överenskommelsen ska åtgärda inom fjorton dagar.

Varför detta är en affärsrisk

Utan ett undertecknat acceptansprotokoll kan det uppstå tvister om när arbetet ansågs formellt accepterat och vem som därefter bar risken för skador. Otydlig acceptans kan också skapa osäkerhet om när garantitider och villkor för betalning eller innehållna medel börjar gälla enligt avtalet och tillämpliga regler. Det kan försvåra betalningshanteringen och belasta affärsrelationen.

Så hanterar du det

• Planera en gemensam besiktning vid överlämningen och dokumentera alla iakttagelser skriftligen samma dag.
• Lista varje brist med en beskrivning, ansvarig part och överenskommen sista dag för åtgärd, så att det är tydligt vad som ska rättas till.
• Spara det undertecknade protokollet tillsammans med det faktiska avtalet för att underlätta kontrollen av acceptansdatumet och eventuella kvarstående åtaganden.
• Lägg in en påminnelse för sista dagen att åtgärda bristerna, så att du kan följa upp innan avhjälpandeperioden löper ut.