Protocol van oplevering

Definitie

Een protocol van oplevering (opleverrapport) legt het moment vast waarop een aannemer het werk overdraagt en de opdrachtgever het aanvaardt, vaak met een lijst van resterende gebreken die binnen een termijn moeten worden hersteld. In de Nederlandse bouwpraktijk markeert het de overgang van het risico en doet het garantie- en inhoudingstermijnen aanvangen. Het berust op het contract en standaardvoorwaarden zoals de UAV 2012, niet op één wettelijke bepaling.

Voorbeeld

Bij de oplevering tekenen partijen een protocol van oplevering met drie kleine gebreken, die de aannemer binnen veertien dagen moet herstellen.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Zonder een ondertekend opleverprotocol kunnen geschillen over wanneer het werk formeel is aanvaard -- en dus wie daarna het risico van schade droeg -- maanden aanhouden. Onduidelijke aanvaarding vertraagt ook het ingaan van garantie- en inhoudingstermijnen, waardoor betalingstermijnen onzeker zijn en commerciële relaties onder druk komen te staan.

Hoe u dit beheert

• Plan een formele inspectie bij oplevering met beide partijen aanwezig en leg elke bevinding op dezelfde dag schriftelijk vast.
• Geef elk gebrek een omschrijving, verantwoordelijke partij en afgesproken hersteltermijn, zodat er geen onduidelijkheid is over wat moet worden verholpen.
• Bewaar het ondertekende protocol samen met het onderliggende contract, zodat de aanvaardingsdatum en eventuele resterende verplichtingen op elk later moment traceerbaar zijn.
• Stel een mijlpaalherinnering in voor de hersteltermijn van gebreken, zodat u tijdig opvolgt voordat de hersteltermijn verloopt.