Vertragsmanagement und Beschaffung: ein Praxisleitfaden
Vertragsmanagement und Beschaffung überschneiden sich stark, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke. Beschaffung ist die Art und Weise, wie Sie Lieferanten finden, bewerten und beauftragen. Vertragsmanagement ist die Art und Weise, wie Sie diese Vereinbarungen nachverfolgen, durchsetzen und verlängern, sobald sie bestehen. Die meisten Unternehmen betreiben beides, behandeln es jedoch als getrennte Probleme – und genau in dieser Lücke verschwinden Verträge in der Regel nach der Unterzeichnung und Verpflichtungen geraten in Verzug.
Dieser Leitfaden richtet sich an Beschaffungsleiter, Operations-Verantwortliche und Einkaufsfachleute in Unternehmen mit 5 bis 150 Mitarbeitenden. Wenn Ihre Verträge auf gemeinsam genutzten Laufwerken, in E-Mail-Verläufen oder in Tabellenkalkulationen liegen und Sie schon einmal durch eine verpasste Verlängerung oder unklare Verpflichtungen Schaden erlitten haben, ist dieser Leitfaden für Sie.
Kurz gesagt: Die Beschaffung findet und wählt Lieferanten aus. Das Vertragsmanagement stellt sicher, dass diese Lieferanten das liefern, was ausgehandelt wurde. Zu wissen, wo beide aufeinandertreffen, bewahrt Sie davor, an der Schnittstelle Geld zu verlieren.
Am Ende sollten Sie:
- verstehen, wie Beschaffung und Vertragsmanagement zusammenhängen
- erkennen, was manuelles Vertragsmanagement in der Beschaffung tatsächlich kostet
- den Vertragslebenszyklus in der Beschaffung kennen und wissen, wo Teams typischerweise die Kontrolle verlieren
- wissen, worauf Sie bei einer Software achten sollten, die beides abdeckt
- einen klaren Weg haben, um mit Contracko zu starten
Vertragsmanagement und Beschaffung verstehen
Die Beschaffung umfasst den gesamten Prozess der Beschaffung von Waren, Dienstleistungen oder Werkleistungen von Dritten: das Erfassen von Anforderungen, die Lieferantensuche, die Bewertung von Angeboten, das Verhandeln, das Ausstellen einer Bestellung und das Anstoßen der Geschäftsbeziehung. Das Beschaffungsteam entscheidet, wen Sie beauftragen, zu welchem Preis und zu welchen Grundkonditionen.
Das Vertragsmanagement setzt ein, sobald die Vereinbarung unterzeichnet ist. Es umfasst die Nachverfolgung von Verpflichtungen, die Compliance-Überwachung, Änderungen, Verlängerungen oder Kündigungen sowie die Sicherstellung, dass der ausgehandelte Wert tatsächlich erbracht wird. Dazu gehören Preisgestaltung, Leistungsniveaus, Lieferpläne und etwaige Rückvergütungen.
Wie sich Beschaffung und Vertragsmanagement überschneiden
Jede neue Lieferantenauswahl erzeugt einen Vertrag. Die Beschaffung schafft den Bedarf für den Vertrag, das Vertragsmanagement hält die Beziehung von da an auf Kurs.
Die Überschneidung besteht, weil die Beschaffung häufig die Konditionen aushandelt und Einblick in die daraus folgenden Verpflichtungen benötigt. Das Vertragsmanagement ist auf Eingaben aus der Beschaffung angewiesen: Lieferanteninformationen, ausgehandelte Konditionen, vereinbarte Vorlagen. Doch sie sind nicht dasselbe. Die Beschaffung endet mit der Unterzeichnung. Das Vertragsmanagement läuft durch die Erfüllung und darüber hinaus.
Die meisten Unternehmen vermischen beides. Die Beschaffungsmitarbeitenden handeln Lieferantenvereinbarungen aus und verwalten anschließend Verlängerungen, Leistung und Dokumentenablage von Hand. Häufig ist kein dediziertes CLM vorhanden, weshalb Aufgaben liegen bleiben, sobald die Beschaffung abgeschlossen ist.
Warum die Unterscheidung für wachsende Unternehmen wichtig ist
Den Unterschied zu kennen hilft Ihnen herauszufinden, wo es hakt. Wenn Beschaffung und Vertragsmanagement als eine Aufgabe behandelt werden, verschwinden Verträge tendenziell nach der Lieferantenauswahl. Die unterzeichnete Vereinbarung wird abgelegt, und niemand rührt sie an, bis etwas schiefgeht.
Genau dort schwindet der Wert. Untersuchungen von World Commerce & Contracting und Deloitte ergaben, dass Unternehmen durch schlechtes Vertragsmanagement im Schnitt 9,2 % ihres Jahresumsatzes verlieren – und der größte Teil dieses Verlusts entsteht nach der Unterzeichnung [1]. Zu erkennen, wo die Beschaffung endet und das Vertragsmanagement beginnt, ist der erste Schritt, um diese Lücke zu schließen.
Der Beschaffungszyklus endet nicht mit der Unterzeichnung. Die Unterzeichnung ist der Beginn jenes Teils, der darüber entscheidet, ob Sie den ausgehandelten Wert tatsächlich realisieren.
Warum Beschaffungsteams ein dediziertes Vertragsmanagement brauchen
Die Kosten dafür, Beschaffungsverträge nicht zu verwalten, zeigen sich auf konkrete Weise: verpasste automatische Verlängerungen, die Sie an schlechte Konditionen binden, Lieferantenverpflichtungen, die in Verzug geraten, fehlender Überblick über die Gesamtausgaben und Compliance-Risiken. Das ist nicht theoretisch. Es ist die tägliche Realität von Beschaffungsteams ohne System.
Die tatsächlichen Kosten manuellen Vertragsmanagements
Manuelle Prozesse haben vorhersehbare Schwachstellen. Ohne automatisierte Nachverfolgung wichtiger Termine und Verpflichtungen verlassen sich Teams auf ihr Gedächtnis, verstreute Kalendereinträge und Tabellenkalkulationen, die veralten.
Für kleine und mittlere Unternehmen belaufen sich die durchschnittlichen Kosten verpasster Fristen, Verlängerungen und abgelaufener Dokumente auf rund 47.000 US-Dollar pro Jahr an vermeidbarer Verschwendung [2]. Bei einem einzelnen Vorfall liegen unbeabsichtigte automatische Verlängerungen auf Enterprise-Ebene im Schnitt bei rund 127.000 US-Dollar [3].
Neben den direkten Kosten zehrt manuelles Vertragsmanagement an den Margen – durch nicht geltend gemachte Leistungsgutschriften, verpasste Rabattstufen und unbemerkte Preiserhöhungen von Lieferanten. Risiken in den Vertragsbedingungen fallen erst auf, wenn sie bereits zu Problemen geworden sind.
Häufige Szenarien, die die Beschaffung aus der Bahn werfen
Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein Lieferantenvertrag verlängert sich automatisch, weil niemand die Kündigungsfrist von 30 Tagen nachverfolgt hat. Der Vertrag enthält eine VPI-Eskalationsklausel, und der Preis steigt automatisch um 15 %. Bis jemand es bemerkt, sind Sie für ein weiteres Jahr an schlechtere Konditionen gebunden.
Oder: Eine Lieferantenvereinbarung läuft ab, und der Einkauf erfährt es erst, als die Lieferung stoppt. Der Lieferant hat die Auslieferung eingestellt, weil der Vertrag ausgelaufen ist, und die Operations-Abteilung ruft an, um zu fragen, wo das Material bleibt.
So etwas passiert, weil 71 % der Unternehmen mindestens 10 % ihrer Verträge nicht finden können [4]. Vertragsdokumente sind über E-Mail-Verläufe, gemeinsam genutzte Laufwerke und einzelne Rechner verstreut. Wenn Verträge verloren gehen, geht auch der Überblick über Verpflichtungen, Verlängerungstermine und Leistungsanforderungen verloren.
Klauseln zur automatischen Verlängerung kommen in rund 90 % der Cloud-Service-Vereinbarungen vor [5], und die meisten B2B-Lieferantenverträge enthalten ähnliche Konditionen. Verpasste Kündigungsfristen gehören zu den häufigsten und kostspieligsten Versäumnissen in der Beschaffung.
Warum Tabellenkalkulationen und Ordner nicht ausreichen
Eine Tabellenkalkulation kann Vertragsnamen, Lieferanten und Ablaufdaten auflisten. Sie erfasst aber keine Kündigungsfristen, Verpflichtungen oder Änderungshistorie. Es gibt keine automatischen Warnungen, und die Versionskontrolle bricht in dem Moment zusammen, in dem jemand eine Änderung aushandelt.
Verpflichtungen und wichtige Konditionen von Hand aus mehreren Verträgen herauszuziehen ist langsam und fehleranfällig. Wenn die Beschaffung ein Lieferanten-Audit oder eine Ausgabenprüfung durchführen muss, dauert das Zusammentragen der Daten aus Dutzenden abgelegten Vereinbarungen Stunden oder Tage.
Effektives Vertragsmanagement braucht zentralisierte Transparenz, automatische Erinnerungen und eine Möglichkeit, wichtige Informationen aus Verträgen zu extrahieren, ohne jede Seite selbst zu lesen.
Der Vertragslebenszyklus in der Beschaffung
Der Vertragslebenszyklus in der Beschaffung reicht von der Lieferantensuche bis zur Verlängerung oder Kündigung. Jede Phase zu kennen verdeutlicht, wo die meisten Teams die Kontrolle behalten und wo sie sie tendenziell verlieren. Es erklärt auch, warum eine dedizierte Vertragsverfolgung über jede Phase hinweg wichtig ist.
Vor der Ausführung: Lieferantensuche und Verhandlung
Diese Phase umfasst Marktforschung, Lieferantenauswahl, Lieferantenbewertung und Vertragsverhandlung. Die Beschaffung identifiziert den Bedarf, bewertet Lieferanten, handelt Konditionen aus und arbeitet bei der Vertragsgestaltung mit der Rechtsabteilung zusammen.
Die meisten Teams haben hier eine gute Transparenz, weil Entscheidungen getroffen werden. Anforderungen werden erfasst, Angebote werden verglichen, Verhandlungen finden in Echtzeit statt.
Bei der Vertragserstellung legen Sie Zahlungspläne, Lieferpläne, SLAs, Kündigungsbestimmungen und Verlängerungsklauseln fest. Es ist der Moment, um günstige Preise festzuschreiben und KPIs zu definieren, die Sie später tatsächlich verwenden.
Ausführung und Onboarding
Die Ausführung umfasst die Unterzeichnung, das Erfassen der finalen rechtlichen Fassung, das Onboarding des Lieferanten und den Beginn der Leistungserbringung. Hier werden die später relevanten Daten festgelegt (Unterzeichnungsdatum, Verpflichtungen, Zahlungsbedingungen, Kündigungsfristen für Verlängerungen).
Es ist auch der Zeitpunkt, an dem die Aufmerksamkeit nachzulassen beginnt. Der Abschluss ist erledigt, der Lieferant ist beauftragt, und die Beschaffung wendet sich dem nächsten Beschaffungsprojekt zu. Versionskontrolle und Transparenz für interne Beteiligte sind in dieser Phase wichtig, doch in der Praxis wird der unterzeichnete Vertrag oft einfach nur abgelegt.
Laufendes Management und Compliance
Dies ist die lange Phase: Überwachung der Leistung gegen SLAs, Nachverfolgung von Zahlungen, Sicherstellung, dass Verpflichtungen erfüllt werden, Verwaltung von Änderungen und Umfangsanpassungen. Das Lieferantenbeziehungsmanagement findet hier statt.
Hier verlieren die meisten Teams die Kontrolle. Die Untersuchung von World Commerce & Contracting und Deloitte ergab, dass die Phasen nach der Unterzeichnung für den größten Teil des Wertverlusts von 9,2 % verantwortlich sind [1]. Verträge wandern in Ordner und verschwinden, bis etwas schiefgeht.
Änderungen, Umfangsanpassungen und unüberwachte Gebührenerhöhungen schleichen sich unbemerkt ein. Ohne Extraktion von Verpflichtungen weiß niemand, wer für welche Leistung verantwortlich ist. Compliance-Anforderungen werden nicht nachverfolgt. Risiken, die bei der ursprünglichen Vertragsprüfung erkannt wurden, werden nie überwacht.
Effektives Vertragsmanagement in der Beschaffung braucht hier kontinuierliche Aufmerksamkeit: regelmäßige KI-gestützte Vertragsprüfung und -analyse, Bewertung von Lieferanten anhand vereinbarter Standards und Entscheidungen auf Basis tatsächlicher Leistung statt auf Vermutungen.
Entscheidungen über Verlängerung und Kündigung
Im Idealfall bewerten Sie die Leistung des Lieferanten vor jeder Verlängerung und treffen eine fundierte Entscheidung: verlängern, neu verhandeln oder ersetzen. Das erfordert Einblick in die bisherige Leistung, die Marktbedingungen und die tatsächlichen Vertragsbedingungen.
Meistens passiert das nicht, weil Teams die Verlängerungstermine nicht kennen oder keine Erinnerungen eingerichtet haben. Automatische Verlängerungen greifen standardmäßig, und Sie verschenken Ihren Preisverhandlungsspielraum. 46 % der Unternehmen haben im vergangenen Jahr mindestens einen sich automatisch verlängernden Vertrag verpasst, und 26 % haben vier oder mehr verpasst [6].
Der Vertragsabschluss (sei es durch Ablauf, Kündigung oder Übergang zu einem neuen Lieferanten) erfordert Dokumentation und Übergabe. Ohne ordnungsgemäße Nachverfolgung enden Lieferantenbeziehungen chaotisch, und Verträge, die neu verhandelt werden könnten, verlängern sich einfach.
Wie gutes Vertragsmanagement in der Beschaffung aussieht
Gutes Vertragsmanagement in der Beschaffung erzielt konkrete Ergebnisse: Verträge sind auffindbar, Fristen werden nicht verpasst, Verpflichtungen werden nachverfolgt, und das Beschaffungsteam hat Einblick in die Lieferantenbeziehungen. Diese Ergebnisse erfordern bestimmte Funktionen.
Zentralisierte Transparenz und Zugriff
Eine einzige verlässliche Datenquelle für Lieferantenverträge beendet die Suche in E-Mail-Verläufen oder auf gemeinsam genutzten Laufwerken. Spitzenunternehmen halten rund 78 % ihrer Verträge in durchsuchbaren, zentralen Ablagen. Weniger ausgereifte Organisationen liegen bei 34 % [7].
Rollenbasierter Zugriff stellt sicher, dass die richtigen Personen die richtigen Verträge sehen. Die Beschaffung benötigt Einblick in Lieferantenvereinbarungen. Die Finanzabteilung benötigt die Zahlungsbedingungen. Die Rechtsabteilung benötigt Prüfzugriff. Eine zentrale Vertragsablage wie eine KI-Vertragsablage für kleine Unternehmen beseitigt das Problem, dass Verträge nur auf dem Laptop einer einzigen Person liegen.
Die Suche und Filterung nach Lieferant, Vertragstyp, Ablaufdatum und benutzerdefinierten Feldern macht das Auffinden von Informationen schnell. Wenn jemand nach den Konditionen einer bestimmten Lieferantenvereinbarung fragt, sollte die Antwort nur Sekunden dauern.
Automatisierte Nachverfolgung von Verpflichtungen und Fristen
Intelligente Erinnerungen vor wichtigen Fristen für Verlängerungen und Verpflichtungen sind unverzichtbar. Das System sollte es Ihnen ermöglichen, benutzerdefinierte Empfänger je Vertragstyp oder Lieferant festzulegen, damit die verantwortliche Person die Benachrichtigung auch tatsächlich erhält.
Die Kalenderintegration mit Google, Apple oder Outlook bringt Fristen dorthin, wo die Menschen ohnehin arbeiten. Wichtige Termine sollten nicht nur in einem Vertragsmanagement-Tool existieren. Sie müssen in den Kalendern auftauchen, die die Menschen ohnehin prüfen, unterstützt durch automatisierte Ablauferinnerungen und Benachrichtigungen.
Software zur Verlängerungsverfolgung kann unbeabsichtigte Verlängerungen verhindern, indem sie Kündigungsfristen rechtzeitig markiert. Automatische Warnungen machen das Fristenmanagement systematisch statt gedächtnisabhängig.
KI-gestützte Vertragsintelligenz
Die automatische Extraktion wichtiger Termine, Verpflichtungen und Risiken aus Lieferantenvereinbarungen nimmt Ihnen die manuelle Arbeit ab, jede Seite zu lesen. Die KI-Vertragsprüfung markiert ungewöhnliche Klauseln, ungünstige Konditionen und Abweichungen von Ihren Standardvereinbarungen.
Die Stapelverarbeitung ermöglicht es Ihnen, mehrere Beschaffungsverträge gleichzeitig zu bearbeiten, was bei Lieferanten-Audits oder Ausgabenprüfungen wichtig ist. Wenn der CFO eine Aufschlüsselung aller Lieferantenverträge mit Klauseln zur automatischen Verlängerung anfordert, sollten Sie das in Minuten zusammenstellen können.
Analysen über alle Verträge hinweg ermöglichen Benchmarking und das Markieren von Risiken. Sie erkennen Muster in den Lieferantenkonditionen, identifizieren, welche Lieferanten die günstigsten Bedingungen bieten, und priorisieren Verträge für Nachverhandlungen.
Integration in Beschaffungsabläufe
Benutzerdefinierte Metadatenfelder ermöglichen es Ihnen, beschaffungsspezifische Daten an jeden Vertragstyp anzuhängen: Geldwert, Ausgabenkategorie, Zahlungsbedingungen. Der Export nach CSV, JSON und ZIP unterstützt die Integration in Beschaffungs- oder ERP-Systeme.
Berichte, gefiltert nach Status, Ausgaben, bevorstehenden Abläufen und Lieferant, helfen bei der Planung. Versionskontrolle über alle Änderungen hinweg bedeutet, dass Sie stets die aktuellen Konditionen lesen und nicht einen veralteten Entwurf.
Mit diesen Funktionen realisieren Sie tatsächlich Kosteneinsparungen: indem Sie Nachverhandlungsmöglichkeiten erkennen, Alternativen nachverfolgen und sicherstellen, dass ausgehandelte Konditionen durchgesetzt werden. Sie werden einfacher, wenn Teams wissen, wie sie die Funktionen von Contracko in der Praxis nutzen.
Häufige Herausforderungen und Lösungen
Beschaffungsteams stoßen auf vorhersehbare Probleme. Für jedes gibt es eine praktische Lösung.
Verträge über E-Mail und Laufwerke verstreut
Lösung: E-Mail-Vertragsimport mit KI-Verarbeitung von Anhängen. Leiten Sie eine unterzeichnete Lieferantenvereinbarung aus Ihrem Posteingang weiter, und das System verarbeitet sie automatisch, extrahiert wichtige Informationen und fügt sie Ihrer zentralen Ablage hinzu.
Ein Vertragsverfolgungssystem mit automatischer Organisation und Metadatenextraktion bedeutet, dass Sie nicht jeden Vertrag von Hand ablegen und verschlagworten müssen. Verträge werden auffindbar, sobald sie in Ihrem Posteingang eintreffen.
Verpassen kritischer Verlängerungsfristen
Lösung: Automatisierte intelligente Erinnerungen mit benutzerdefinierten Empfängern je Vertragstyp. Richten Sie Erinnerungen 90, 60 und 30 Tage vor der Verlängerung ein, wobei die Benachrichtigungen an die für den jeweiligen Lieferanten verantwortlichen Personen gehen.
Die Kalendersynchronisierung über Google, Apple und Outlook bringt Fristen dorthin, wo die Menschen arbeiten. Das Eindämmen des Risikos automatischer Verlängerungen erfordert systematische Nachverfolgung, nicht das Gedächtnis einer einzelnen Person.
Kein Einblick in Lieferantenverpflichtungen und -leistung
Lösung: KI-Vertragsprüfung, die Verpflichtungen automatisch extrahiert, plus benutzerdefinierte Felder zur Nachverfolgung der Lieferantenleistung anhand vereinbarter Standards. Wenn Verpflichtungen auf Vertragsebene erfasst werden, wird die Leistungsüberwachung möglich.
Berichte, gefiltert nach Vertragspartner und Vertragstyp, geben der Beschaffung Einblick, welche Lieferanten ihre Zusagen einhalten. Das sind die Daten, die Sie für Verlängerungsentscheidungen benötigen.
Zeitaufwendige Vertragsprüfungen und Audits
Lösung: Die Stapeldatenextraktion verarbeitet mehrere Verträge gleichzeitig. Laden Sie bei einem Lieferanten-Audit oder einer Ausgabenprüfung alle relevanten Verträge hoch und ziehen Sie wichtige Informationen in einem Durchgang heraus.
Die Datenextraktion aus Lieferantenverträgen ermöglicht es Ihnen, Informationen zur Analyse in Tabellenkalkulationen oder anderen Systemen zu exportieren. Tage manueller Prüfung schrumpfen auf Stunden.
Wie Contracko Beschaffungsteams unterstützt
Contracko ist eine KI-gestützte Vertragsmanagement-Plattform, die für Unternehmen mit 5 bis 150 Mitarbeitenden entwickelt wurde. Es ist keine Enterprise-Beschaffungssuite. Es ist ein fokussiertes Tool für das Vertragslebenszyklus-Management, das Beschaffungsteams gut bedient, weil die Beschaffung der Ort ist, an dem die meisten Geschäftsverträge entstehen.
KI-Vertragsprüfung für Lieferantenvereinbarungen
Die KI-Vertragsprüfung extrahiert wichtige Termine, Verpflichtungen und Risiken automatisch aus Lieferantenverträgen. Sie prüft Verträge rund 80 % schneller als eine manuelle Prüfung und markiert ungewöhnliche Klauseln und Risiken in Lieferantenvereinbarungen.
Wenn eine neue Lieferantenvereinbarung eingeht, analysiert die KI die Konditionen, markiert Abweichungen von der Standardformulierung und legt offen, was Sie wissen müssen, ohne dass Sie jede Seite lesen. Das unterstützt die Risikobewertung und hilft Ihnen, Compliance-Probleme vor der Unterzeichnung zu erkennen, auch für Rechtsteams, die einen KI-gestützten Prüfungsworkflow betreiben.
Intelligentes Lieferanten- und Fristenmanagement
Die Vertragspartnerverwaltung verfolgt alle Ihre Lieferanten und deren Verträge an einem Ort. Sie sehen jede Vereinbarung mit einem bestimmten Lieferanten, den aktuellen Status und bevorstehende wichtige Termine auf einen Blick.
Intelligente Erinnerungen mit benutzerdefinierten Empfängern senden vor Verlängerungsfristen Benachrichtigungen an die Person, die die Beziehung tatsächlich verantwortet. Legen Sie unterschiedliche Erinnerungspläne für unterschiedliche Vertragstypen fest.
Die Kalendersynchronisierung mit Google, Apple und Outlook bringt Fristen in die Kalender, die die Beschaffung ohnehin nutzt.
Beschaffungsspezifische Workflow-Funktionen
Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Ihnen, beschaffungsspezifische Daten an Vertragstypen anzuhängen: Vertragswert, Zahlungsbedingungen, Ausgabenkategorie, Risikoniveau des Lieferanten. Das speist eine auf die Beschaffung zugeschnittene Berichterstattung.
Die Stapeldatenextraktion verarbeitet mehrere Lieferantenverträge gleichzeitig, was bei Audits oder Ausgabenprüfungen unverzichtbar ist. Berichte filtern nach Vertragspartner, Vertragstyp und bevorstehenden Abläufen und geben der Beschaffung echten Einblick in das Portfolio.
Der E-Mail-Vertragsimport bedeutet, dass Sie unterzeichnete Vereinbarungen aus Ihrem Posteingang weiterleiten können und Contracko die Anhänge automatisch verarbeitet. Der Vertrag landet mit KI-extrahierten Metadaten in Ihrer Ablage, ohne manuelle Dateneingabe.
Integration und Teamzusammenarbeit
Der Export nach CSV, JSON und ZIP unterstützt die Integration in Beschaffungs- oder ERP-Systeme. Wenn Vertragsdaten in andere Geschäftssysteme fließen müssen, stehen sie in Standardformaten zur Verfügung.
Systemrollen (Viewer, Commenter, Editor, Manager) und benutzerdefinierte Gruppen unterstützen teambasierte Berechtigungen. Sie können eine Gruppe „Beschaffung“ mit Zugriff auf Lieferantenverträge erstellen und gleichzeitig die Sichtbarkeit für andere Teams einschränken. Die Rechtsabteilung kann zur Prüfung Kommentarzugriff ohne Bearbeitungsrechte erhalten.
Sicherheit ist wichtig, wenn Sie mit Lieferantendaten arbeiten. Contracko ist DSGVO-konform mit Datenhaltung in der EU, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Audit-Protokollen und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das vollständige Bild finden Sie in der Übersicht zu Sicherheit und Datenschutz.
Starten ohne Enterprise-Komplexität
Vertragsmanagement in der Beschaffung braucht weder eine sechsmonatige Implementierung noch ein Enterprise-Budget. Contracko ist auf eine Einrichtung in Stunden ausgelegt.
Unmittelbare nächste Schritte für Beschaffungsteams
- Starten Sie eine kostenlose 7-tägige Testphase, ohne Kreditkarte
- Laden Sie Ihre bestehenden Lieferantenverträge hoch. Die KI verarbeitet sie und extrahiert wichtige Details automatisch
- Richten Sie intelligente Erinnerungen für bevorstehende Verlängerungsfristen ein
- Laden Sie Teammitglieder mit rollenbasiertem Zugriff ein
Das ist das Fundament. Sobald Ihre Verträge mit extrahierten Metadaten zentralisiert sind, haben Sie die Grundlage für proaktive Verlängerungsentscheidungen und echten Einblick in die Lieferantenbeziehungen – besonders mit Tools, die speziell für Einkaufs- und Beschaffungsteams entwickelt wurden.
Preisgestaltung für wachsende Unternehmen
Die Contracko-Preisgestaltung ist auf mittelständische Unternehmen zugeschnitten, wobei die Begründung im Preismodell für Vertragsmanagement erläutert wird. Für Teams, die Optionen vergleichen, ist es eine kosteneffiziente Alternative zu Tools wie ContractWorks:
- Small Business: 75 $/Monat für 5 Benutzer und 100 aktive Verträge
- Business: 249 $/Monat für 15 Benutzer und 300 aktive Verträge
- Big Business: 595 $/Monat für 30 Benutzer und 600 aktive Verträge
Alle Tarife beinhalten den vollen Funktionsumfang und werden jährlich abgerechnet. Die Kosten für ein Jahr Contracko sind in der Regel geringer als die eines einzigen Vorfalls einer verpassten automatischen Verlängerung.
Verwandte Ressourcen zu Beschaffungsverträgen
Zur weiteren Vertiefung bestimmter Themen:
- Leitfaden zur Vertragsverfolgung für detaillierte Ansätze zum Fristen- und Verpflichtungsmanagement
- Leitfaden zur Vertragsablage zur Zentralisierung der Vertragsspeicherung
- Software zur Verlängerungsverfolgung zur Vermeidung von Überraschungen bei automatischen Verlängerungen
Der Aufbau eines Vertragsmanagements in der Beschaffung ist ein Prozess. Beginnen Sie mit Transparenz über das, was Sie haben, und ergänzen Sie dann schrittweise systematische Nachverfolgung und proaktives Management.
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Quellen
- World Commerce & Contracting (vormals IACCM) und Deloitte — The Next Frontier for Contract Management — deloitte.com
- Due Date Radar — The True Cost of Missed Deadlines — duedateradar.com
- The Universal Commerce Protocol — B2B Contract Red Flags — theuniversalcommerceprotocol.com
- Procurement Tactics — Contract Management Statistics — procurementtactics.com
- Common Paper / Growth Unhinged — The State of B2B Contracts — growthunhinged.com
- ContractWorks — A GC's Guide to Contract Storage — hubspotusercontent30.net
- Webinar Care — Contract Management Statistics — webinarcare.com
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