Beschaffungsrichtlinie
Das interne Regelwerk, das vorschreibt, wie eine Organisation einkauft: Befugnisse, Schwellenwerte, Ethik und Lieferantenanforderungen.
Definition
Eine Beschaffungsrichtlinie legt verbindliche Regeln für den Einkauf fest: Genehmigungsbefugnis, Ausgabenschwellen, Wettbewerbsanforderungen, Interessenkonflikte und Nachhaltigkeitsstandards. Sie standardisiert das Verhalten, reduziert unkontrollierte Einkäufe und bietet einen Maßstab, anhand dessen eine Beschaffungsprüfung die Compliance prüfen kann.
Beispiel
Die Richtlinie schreibt mindestens drei Angebote ab 25.000 EUR vor und verbietet die Annahme von Geschenken von Lieferanten im Wert von mehr als 50 EUR.
Warum dies ein Geschäftsrisiko ist
Ohne klare Richtlinie werden Einkaufsentscheidungen inkonsistent über Teams hinweg getroffen, was Prüfungsrisiken, Betrugsrisiken und die Erosion ausgehandelter Lieferantenkonditionen schafft. Eine Richtlinie, die existiert, aber nicht durchgesetzt wird, ist fast genauso riskant wie keine Richtlinie, da sie den Anschein von Kontrolle ohne deren Substanz erweckt.
So gehen Sie damit um
- Die Richtlinie in klarer, umsetzbarer Sprache verfassen und sicherstellen, dass jeder Käufer weiß, wo er sie findet.
- Ausgabenschwellen auf Basis tatsächlicher Transaktionsdaten festlegen und regelmäßig auf Relevanz überprüfen.
- Die Richtlinie durch Systemkontrollen durchsetzen, nicht durch Abhängigkeit von Selbstauskunft.
- Neue Mitarbeiter schulen und nach jeder Richtlinienaktualisierung nachschulen, damit das Bewusstsein nicht im Laufe der Zeit nachlasst.
- Die Richtlinie überprüfen und aktualisieren, wenn sich Beschaffungsschwellen, Vorschriften oder die Organisationsstruktur ändern.
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen zu diesem Begriff.