Wie unterscheidet sich Procure-to-pay von Source-to-pay?

P2P beginnt bei der Bedarfsanforderung und endet bei der Zahlung; Source-to-pay umfasst auch die vorgelagerten Schritte der Beschaffung, Ausschreibung und Vertragsgestaltung vor der Bestellung.

Warum Procure-to-pay automatisieren?

Automatisierung setzt Genehmigungen und Abgleiche durch, reduziert Fehler und vertragsexterne Ausgaben und gibt dem Finanzbereich Echtzeittransparenz über Verpflichtungen und Mittelabflusse.

Was ist ein Drei-Wege-Abgleich im P2P-Prozess?

Die Prüfung, dass eine Lieferantenrechnung sowohl mit der Bestellung als auch mit dem Waren- oder Dienstleistungseingang übereinstimmt, bevor die Zahlung freigegeben wird, um Uberfakturierung und Zahlung für nicht gelieferte Artikel zu verhindern.

Wie hilft P2P dabei, unkontrollierte Einkäufe zu steuern?

Indem P2P vor der Rechnungsverarbeitung eine Bestellung erfordert, zwingt es Käufer durch den genehmigten Kanal. Lieferantenkataloge schranken die Auswahl weiter auf vorab verhandelte Artikel und Preise ein.

Welche Kennzahlen zeigen einen gesunden P2P-Prozess an?

Wichtige Indikatoren sind die Bestellungsabdeckungsrate, die Rechnungsausnahmequote, der Anteil der Ausgaben auf Vertragsbasis und die durchschnittliche Rechnungsverarbeitungszeit.

Procure-to-pay

Der durchgangige Prozess vom Anfordern von Waren bis zur Begleichung der Lieferantenrechnung, oft in einem automatisierten Arbeitsablauf.

Definition

Procure-to-pay (P2P) umfasst den vollständigen operativen Zyklus: Bedarfsanforderung, Genehmigung, Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Zahlung. Eine gut konzipierte P2P-Kette setzt Kontrollen wie den Drei-Wege-Abgleich durch, reduziert unkontrollierte Einkäufe und liefert dem Finanzbereich zuverlassige Verpflichtungsdaten.

Beispiel

In einem P2P-System wird die Bedarfsanforderung eines Mitarbeiters zu einer genehmigten Bestellung; die Rechnung wird erst beglichen, wenn sie mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmt.

Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Ein fehlerhafter oder manueller P2P-Prozess erzeugt Lücken, in denen Rechnungen ohne Abgleichsnachweise bezahlt werden, Doppelzahlungen durchschlupfen und vertragsexterne Ausgaben unentdeckt bleiben. Diese Lücken treiben Kosten in die Höhe und schaffen Prüfungsrisiken. Ohne Verpflichtungsdaten kann der Finanzbereich den Cashflow nicht genau prognostizieren oder Abgrenzungen mit tatsächlichen Verpflichtungen abgleichen.

So gehen Sie damit um

Genehmigungsweiterleitung und Bestellungserstellung automatisieren, um die Richtlinie bei jedem Schritt durchzusetzen.
Den Drei-Wege-Abgleich einführen, bevor eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wird.
Einen Lieferantenkatalog verwenden, um Einkäufe von Anfang an auf vertraglich vereinbarte Artikel und Preise zu lenken.
Regelmäßig Ausnahmeberichte ausführen, um Rechnungen zu erkennen, die den normalen Prozess umgangen haben.
P2P-Verpflichtungsdaten mit dem Finanzberichtswesen verknupfen, damit Abgrenzungen und Prognosen auf vertraglichen Verpflichtungen basieren.

Häufig gestellte Fragen

Häufige Fragen zu diesem Begriff.