Versionskontrolle

Definition

Die Versionskontrolle erfasst jede Überarbeitung eines Vertrags während der Ausarbeitung und Verhandlung, mit Zeitstempeln, Autorschaft und Änderungshistorie. Sie verhindert Streitigkeiten darüber, welcher Text bindend ist, unterstützt einen Prüfpfad und ist unverzichtbar, wenn mehrere Parteien vor der Unterzeichnung Änderungsmarkierungen austauschen.

Beispiel

Ein Streit über eine gelöschte Haftungsobergrenze wird beigelegt, weil die Versionskontrolle genau zeigt, wann und von wem die Klausel entfernt wurde.

Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Ohne Versionskontrolle wird die Frage "Welche Version haben wir unterzeichnet?" bei einem Streit unbeantwortbar. Parteien verhandeln per E-Mail mit Änderungsverfolgungsdateien namens v2, v2-FINAL, v2-FINAL-ÜBERARBEITET, und die unterzeichnete Version ist unklar. Nach der Ausführung zu entdecken, dass eine Schlüsselklausel in einem nicht geprüften Entwurf entfernt wurde oder dass eine manuell geänderte Seite nie unterzeichnet wurde, kann die gesamte Vereinbarung untergraben.

So gehen Sie damit um

• Weisen Sie ab dem ersten Entwurf systematisch Versionsnummern zu, damit jede Iteration eindeutig identifizierbar ist, nicht nur anhand des Dateinamens.
• Erfassen Sie, wer welche Änderung wann vorgenommen hat, entweder in den Dokumentmetadaten oder in einem separaten Protokoll.
• Archivieren Sie jede Zwischenversion, nicht nur den endgültig unterzeichneten Text, damit die Verhandlungsgeschichte rekonstruierbar ist.
• Sperren Sie die unterzeichnete Version unmittelbar nach der Ausführung, damit sie nicht verändert werden kann, und bewahren Sie sie getrennt von Arbeitsentwürfen auf.
• Wenn eine Änderung unterzeichnet wird, verknüpfen Sie diese explizit mit der Version des Vertrags, die sie ändert, und bewahren Sie beide auf.