Vertragsmanagement

Definition

Vertragsmanagement ist die Disziplin, Vereinbarungen über ihre gesamte Laufzeit zu verwalten, um Wert zu realisieren, Verpflichtungen durchzusetzen und Risiken zu begrenzen. Es umfasst Ausarbeitung, Verhandlung, Genehmigung, Unterzeichnung, Leistungsüberwachung, Änderungsmanagement sowie Verlängerung oder Beendigung. Software unterstützt diese Arbeit zunehmend, indem sie Dokumente, Fristen und Berichte an einem Ort zentralisiert.

Beispiel

Ein Unternehmen, das eine Kündigungsfrist versäumt und an eine ungewollte Verlängerung gebunden ist, betreibt in der Regel kein ordentliches Vertragsmanagement.

Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Ohne strukturiertes Vertragsmanagement fallen Verpflichtungen durch das Raster und Fristen verstreichen unbemerkt. Versäumte Kündigungsfristen lösen kostspielige automatische Verlängerungen aus, nicht durchgesetzte Rabatte lassen Geld liegen, und Complianceverstöße ziehen Strafen nach sich. Das Risiko steigt mit dem Vertragsvolumen: Jede weitere Vereinbarung ohne ein Überwachungssystem fügt eine unkontrollierte Gefährdung hinzu.

So gehen Sie damit um

• Erstellen Sie ein zentrales Register aller aktiven Vereinbarungen mit Vertragspartner, Wert, Laufzeit und Kundigungsdatum als Mindestdatensatz.
• Weisen Sie jedem Vertrag einen namentlich genannten Verantwortlichen zu, damit eine Person für Überwachung und Verlängerungen zuständig ist.
• Richten Sie automatische Erinnerungen 90, 60 und 30 Tage vor jeder Kündigungsfrist ein, damit Entscheidungen nie reaktiv erfolgen.
• Überwachen Sie Verpflichtungen und Leistungen während der gesamten aktiven Laufzeit, nicht nur bei Unterzeichnung und Verlängerung.
• Überprüfen Sie das Portfolio mindestens jährlich, um überlappende Vereinbarungen zu konsolidieren und inaktive auszumustern.