Contractnaleving

Definitie

Contractnaleving is de doorlopende verificatie dat de afgesproken prijzen, serviceniveaus, leveringen en wettelijke voorwaarden door beide partijen worden nageleefd. Slechte naleving holt onderhandelde waarde uit, daarom bewaken organisaties dit via audits, prestatierapportages en geautomatiseerde meldingen gekoppeld aan contractuele mijlpalen.

Voorbeeld

Een audit toont aan dat een leverancier een jaar lang ongekorte tarieven factureerde, in strijd met een staffelkortingsbeding, wat leidt tot een terugvordering.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Nalevingsproblemen zijn zelden dramatisch; ze stapelen zich stilzwijgend op. Een leverancier brengt catalogusprijzen in rekening in plaats van het onderhandelde tarief, servicetegoeden worden niet geclaimd, of een wettelijke certificering loopt af zonder dat iemand het opmerkt. Na verloop van tijd groeien deze kleine tekortkomingen uit tot materiële verliezen, en tegen de tijd dat ze zichtbaar worden, kunnen verjaringstermijnen voor sommige vorderingen al lopen.

Hoe u dit beheert

• Extraheer bij ondertekening alle verplichtingen, mijlpalen en aanspraken uit elk contract, niet achteraf wanneer een probleem zich voordoet.
• Vergelijk facturen bij elke factureringscyclus met gecontracteerde tarieven en volumedrempels, niet jaarlijks.
• Registreer serviceniveauprestaties ten opzichte van SLA-doelstellingen en verstuur tegoeden of boetekennisgevingen binnen de contractuele termijn.
• Plan periodieke nalevingsreviews, vooral voor meerjarige overeenkomsten waarbij prijs- of wettelijke voorwaarden kunnen zijn verschoven.
• Maak gebruik van uw auditrecht voordat het verloopt; een leverancier die weet dat u nooit auditeert, is minder geneigd proactief na te leven.