Vertragserfullung

Definition

Vertragserfüllung ist die fortlaufende Überprüfung, ob vereinbarte Preise, Serviceniveaus, Leistungen und regulatorische Bedingungen von beiden Parteien eingehalten werden. Mangelnde Compliance höhlt den ausgehandelten Wert aus; daher überwachen Unternehmen dies durch Audits, Leistungsberichte und automatisierte Benachrichtigungen, die an vertragliche Meilensteine geknüpft sind.

Beispiel

Ein Audit zeigt, dass ein Lieferant ein Jahr lang unverminderte Preise in Rechnung stellte, wodurch eine Mengenrabattklausel verletzt und ein Ruckforderungsanspruch ausgelost wurde.

Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Complianceverstöße sind selten dramatisch; sie häufen sich still. Ein Lieferant berechnet Listenpreise statt des ausgehandelten Satzes, Servicegutschriften werden nicht geltend gemacht oder eine behördliche Zertifizierung läuft ab, ohne dass es jemand bemerkt. Im Laufe der Zeit summieren sich diese kleinen Lücken zu wesentlichen Verlusten, und wenn sie sichtbar werden, können Verjährungsfristen für einige Ansprüche bereits laufen.

So gehen Sie damit um

• Extrahieren Sie bei der Unterzeichnung alle Verpflichtungen, Meilensteine und Ansprüche aus jedem Vertrag, nicht nachträglich, wenn ein Problem auftritt.
• Gleichen Sie Rechnungen bei jedem Abrechnungszyklus mit vertraglich vereinbarten Sätzen und Mengenschwellen ab, nicht nur jährlich.
• Erfassen Sie die Serviceniveau-Performance im Vergleich zu SLA-Zielen und stellen Sie Gutschriften oder Strafankündigungen innerhalb des vertraglich festgelegten Zeitfensters aus.
• Planen Sie periodische Compliance-Prüfungen, insbesondere für mehrjährige Vereinbarungen, bei denen Preis- oder regulatorische Bedingungen abweichen können.
• Nutzen Sie Ihr Prüfungsrecht, bevor es erlischt; ein Lieferant, der weiß, dass Sie nie prüfen, ist weniger geneigt, proaktiv zu erfüllen.