Zgodność z umowami

Definicja

Zgodność z umowami oznacza, że obie strony faktycznie przestrzegają uzgodnionych cen, poziomów usług, wymagań dostaw i warunków regulacyjnych. Brak zgodności podważa wynegocjowaną wartość, dlatego organizacje monitorują ją przez audyty, raportowanie wyników i automatyczne powiadomienia powiązane z kamieniami milowymi umowy.

Przykład

Audyt wykazuje, że dostawca przez rok fakturzył ceny bez rabatów, naruszając klauzulę rabatu ilościowego, co może dać podstawę do roszczenia o zwrot.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Braki w zgodności rzadko bywają spektakularne — narastają po cichu. Dostawca stosuje cenę katalogową zamiast wynegocjowanej, kredyty serwisowe nie są odbierane albo certyfikat regulacyjny wygasa, a nikt tego nie zauważa. Z czasem te drobne luki sumują się do istotnych strat, a gdy wychodzą na jaw, terminy przedawnienia części roszczeń mogą już biec.

Jak tym zarządzać

• Wskaż i sprawdź wszystkie zobowiązania, kamienie milowe i uprawnienia w każdej umowie przy jej podpisaniu, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się problem.
• Uzgadniaj faktury z uzgodnionymi cenami i progami wolumenowymi przy każdym cyklu rozliczeniowym, nie raz w roku.
• Rejestruj realizację poziomów usług względem celów SLA i zgłaszaj kredyty lub kary w oknie czasowym przewidzianym w umowie.
• Zaplanuj okresowe przeglądy zgodności, zwłaszcza dla umów wieloletnich, w których ceny lub warunki regulacyjne mogły się zmienić.
• Skorzystaj z prawa audytu w uzgodnionym zakresie i terminie, zanim wygaśnie, z poszanowaniem wymogów poufności i bezpieczeństwa.