Beschaffungsprufung

Definition

Eine Beschaffungsprüfung untersucht, ob Einkaufsaktivitäten den Richtlinien folgen, ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten und rechtliche sowie vertragliche Verpflichtungen erfüllen. Typischerweise werden Stichprobentransaktionen, Lieferantenauswahl, Aufgabentrennung und Vertragserfüllung geprüft, und Befunde sowie Verbesserungsmaßnahmen werden dem Management berichtet.

Beispiel

Eine interne Prüfung stellt fest, dass 15 % der Bestellungen den Wettbewerbsbeschaffungsprozess umgingen, was zu strengeren Genehmigungsschwellen führt.

Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Eine Beschaffung ohne regelmäßige Prüfungsaufsicht haufft im Laufe der Zeit Richtlinienausnahmen, undokumentierte Lieferantenvereinbarungen und unentdeckten Betrug an. Wenn eine externe Prüfung diese Aktivitäten schließlich bewertet, können die Befunde wesentlich sein und zu Korrekturen, behordlichen Sanktionen oder Reputationsschaden führen. Das Fehlen nachverfolgbarer Unterlagen macht aus einem Problem typischerweise eine Krise.

So gehen Sie damit um

• Jede Beschaffungsentscheidung und Genehmigung dokumentieren, damit Prufspuren ohne Rekonstruktion verfügbar sind.
• Aufgaben zwischen Anforderer, Genehmiger, Bestellungsaussteller und Zahlungsautorisator trennen.
• Jedes Quartal interne Stichprobenprüfungen an einer Auswahl von Transaktionen durchführen, nicht nur zum formellen Prüfungszeitpunkt.
• Ein aktuelles Vertragsregister führen, damit Prüfer schnell bestätigen können, was vertraglich vereinbart ist im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben.
• Befunde zeitnah umsetzen und die Schliesssung verfolgen, damit dasselbe Problem im nachsten Prüfungszyklus nicht wieder auftritt.