Due diligence (badanie kontrahenta)

Definicja

Due diligence to systematyczne badanie zdolności płatniczej kontrahenta, zgodności z przepisami, struktury właścicielskiej i wcześniejszych wyników przed nawiązaniem lub przedłużeniem relacji. W zakupach może ograniczyć ryzyko przerw w dostawach, oszustw i naruszeń sankcji. Przy transakcjach M&A daje podstawę do ustalenia ceny i gwarancji. Zakres dostosowuje się do wartości transakcji oraz ryzyka po stronie kontrahenta, rynku i działalności, a także krytyczności danych i dostaw.

Przykład

Przed udzieleniem zamówienia na krytyczne dostawy kupujący analizuje sprawozdania finansowe dostawcy, certyfikaty i wynik kontroli sankcyjnej.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Pominięcie due diligence albo przeprowadzenie tylko powierzchownego badania naraża organizację na niewypłacalność kontrahenta, naruszenia sankcji, oszustwa i zakłócenia w łańcuchu dostaw. Jeśli dostawca upada kilka miesięcy po udzieleniu zamówienia albo okazuje się znajdować na liście sankcyjnej, może to prowadzić do strat finansowych i możliwych konsekwencji regulacyjnych dla kupującego. Skutki takie mogą być w niektórych przypadkach droższe niż samo badanie, ale nie oznaczają automatycznie odpowiedzialności kupującego. Trzeba ocenić faktyczny zakres sankcji, ewentualne wyjątki lub zezwolenia, okoliczności i aktualne przepisy.

Jak tym zarządzać

• Dostosuj due diligence do wartości umowy, znaczenia strategicznego i rzeczywistego ryzyka: krytyczny dostawca będący jedynym źródłem towaru lub usługi wymaga szerszego badania niż rutynowy zakup.
• Zawsze zapewniaj kontrolę sankcyjną oraz weryfikację tożsamości i struktury właścicielskiej, gdy jest to istotne zgodnie z właściwymi przepisami i rzeczywistym ryzykiem — nie tylko przy umowach powyżej wewnętrznego progu kwotowego. Progi wewnętrzne mogą sterować poziomem badania, ale nie zastępują obowiązków dotyczących sankcji, przeciwdziałania praniu pieniędzy ani innych obowiązków.
• Poproś o sprawozdania finansowe i referencje oraz, gdy to możliwe, zweryfikuj je w wiarygodnych, niezależnych źródłach. Status certyfikatów weryfikuj też niezależnie, gdy to możliwe u wystawcy, zamiast polegać wyłącznie na informacjach dostawcy.
• Dokumentuj wyniki i uzasadnienie decyzji, aby móc wykazać, jak przeprowadzono badanie, jeśli później pojawią się problemy. Zapewnij, że właściwe materiały można udostępnić w granicach obowiązujących wymogów prywatności i poufności. Nie zbieraj zbędnych danych osobowych tylko dlatego, że prace nazwano due diligence. Dane osobowe muszą być adekwatne do celu i przetwarzane zgodnie z prawem.
• Regularnie aktualizuj due diligence dla krytycznych dostawców, nie tylko przy nawiązywaniu relacji.