Klauzula zgodności

Definicja

Klauzula zgodności wymaga, aby strony przestrzegały właściwych ustaw i rozporządzeń oraz ważnie uzgodnionych standardów branżowych i odpowiednich polityk przez cały okres umowy, na przykład w zakresie przeciwdziałania korupcji, sankcji, ochrony danych lub warunków pracy. Często zawiera zapewnienia, obowiązki audytu i raportowania oraz skutki takie jak czasowe wstrzymanie świadczenia lub zakończenie umowy w razie naruszenia, zgodnie z ważnymi postanowieniami umowy i właściwym prawem. Klauzula przekłada obowiązki prawne, które już wiążą strony, na praktyczne wymagania umowne i może też dodawać zobowiązania umowne. W Polsce znaczenie dla programów zgodności ma między innymi ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

Przykład

Hipotetyczne postanowienie umowne może wskazywać, że dostawca zapewnia stałe przestrzeganie właściwych przepisów o przeciwdziałaniu łapownictwu i przepisów o ochronie danych oraz musi zgłaszać każde naruszenie w ciągu pięciu dni zgodnie z ważnym uzgodnionym zobowiązaniem. Pięć dni to tutaj uzgodniony termin umowny, a nie ogólny termin ustawowy. Krótsze terminy bezwzględnie obowiązujące i obowiązkowe raportowanie nadal obowiązują, a raportowanie musi następować z uwzględnieniem właściwych wymogów poufności i przepisów o ujawnianiu informacji.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Szeroka klauzula zgodności tworzy trwałe ryzyko: jeśli właściwe prawo zmieni się w okresie umowy, obie strony mogą musieć się dostosować, ale często tylko jedna śledzi zmiany w przepisach. Oceń, kiedy zmiana wchodzi w życie, jakie obowiązują przepisy przejściowe i jak faktycznie wpływa na obowiązki stron. Właściwego prawa bezwzględnie obowiązującego trzeba przestrzegać, ale zmiana prawa nie zmienia automatycznie każdej umowy ani nie powoduje automatycznie naruszenia umowy. Jeżeli dostawca naruszy zobowiązanie zgodności – nawet nieumyślnie – klient może uzyskać prawo zakończenia umowy. Zależy to od ważnych postanowień umowy, właściwego prawa, wagi naruszenia i wymaganych procedur, w tym zawiadomienia i ewentualnego terminu na usunięcie naruszenia. Sama nazwa klauzuli nie oznacza, że brak terminu na usunięcie naruszenia. Jeśli klauzula jest zbyt nieostra, żadna ze stron nie ma jasnych wskazówek, co jest faktycznie wymagane.

Jak tym zarządzać

• Wskaż właściwe ustawy i standardy objęte klauzulą, zamiast odsyłać wyłącznie do „wszystkich właściwych przepisów”, aby zakres był przewidywalny dla obu stron. Lista uzupełnia, ale nie wyłącza innych właściwych przepisów bezwzględnie obowiązujących. Zdefiniuj, które wersje standardów i polityk są uzgadniane i jak można je aktualizować w ważnej procedurze.
• Odróżnij naruszenia umowy, które rodzą jedynie obowiązek usunięcia uchybienia, od ustalonych naruszeń tak poważnych, że mogą uzasadniać natychmiastowe rozwiązanie zgodnie z ważnymi postanowieniami umowy i właściwym prawem. Dopasuj skutek proporcjonalnie do naruszenia i przestrzegaj przepisów bezwzględnie obowiązujących oraz właściwych wymogów zawiadomienia.
• Wprowadź klauzulę zmiany prawa, która określa procedurę negocjacji lub korekty ceny albo zakresu, jeśli nowe przepisy istotnie zmieniają obowiązki strony. Procedura nie gwarantuje określonego wyniku ani prawa do jednostronnej zmiany ceny. Nawet bez takiej klauzuli trzeba ocenić umowę i właściwe prawo; zmiana prawa nie powoduje automatycznie naruszenia umowy.
• Monitoruj terminy raportowania zgodności jako kamienie milowe umowy, aby ich nie pominąć. Przykładem są coroczne oświadczenia o przestrzeganiu przepisów o przeciwdziałaniu łapownictwu, jeśli strony ważnie je uzgodniły; nie jest to ogólny ustawowy wymóg corocznego raportowania.
• Połącz klauzulę z ważnie uzgodnionym prawem do audytu, aby móc sprawdzić zgodność kontrahenta, zamiast polegać wyłącznie na jego własnych oświadczeniach. Ogranicz kontrolę do istotnych i proporcjonalnych informacji, z uwzględnieniem właściwego prawa, ochrony danych i poufności. Ani audyt, ani własne oświadczenie nie gwarantują pełnej zgodności.